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信函

對商業(yè)信函的“完整”要求

時間:2024-08-11 09:09:03 信函 我要投稿

關(guān)于對商業(yè)信函的“完整”要求

  要求書信的“完整”, 理由有三:

  1. 一封完整的書信比一封不完整的書信,有更大的可能性帶來預(yù)期的效果;

  2. 一封完整的書信,有助于建立和表達(dá)友善關(guān)系;

  3. 一封完整的書信,可以避免由于遺漏重要情況(情報)所導(dǎo)致的訴訟(Lawsuit);

  4. 有時,某些不顯眼的書信或文件,由于所提供的情況完整而又生動有力(Complete and Effective)而成為極為重要的文件。

  一封信寫得是否完整,建議用五個“W”來檢驗,既:

  “Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

  例如在定貨的信中,必須明確說明

  “需要什么商品”(What you want)

  “何時需要” (When you need the goods)

  “貨物發(fā)到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

  “如何付款”(How payment will be mande)

  如對對方的要求作出否定的答復(fù)時(如不能報盤,不能理賠等)應(yīng)說明理由“為什么”(Why)

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