企業(yè)檔案管理新方法新思路論文

　　摘要：檔案的管理工作對維護社會和諧.促進社會穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的作用。良好的檔案管理工作是保證企業(yè)健康發(fā)展的重要前提。文章通過分析新形勢下檔案管理工作存在的問題，并提出針對性的措施，以期從根本上提升檔案管理的水平。

　　關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；管理辦法；新方法新思路

　　1當前檔案管理存在的問題及其原因

　　1.1對檔案管理工作重視程度不夠

　　目前，我國雖在《檔案法》和《企業(yè)檔案管理辦法》中對企業(yè)的檔案管理工作提出了一定的要求，并給出了相應的工作指示，但大多數(shù)企業(yè)并未認識到檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史文化財富，加之企業(yè)本身對檔案管理不夠重視，致使檔案管理的各項措施無法順利執(zhí)行，這不僅使得檔案管理工作浮于表面，更讓檔案管理工作陷于一片混亂，從而在一定程度上影響了檔案管理的效率。

　　1.2檔案管理的基礎業(yè)務相對薄弱

　　目前，我國大部分企業(yè)的檔案管理基礎業(yè)務工作較為薄弱，一部分企業(yè)雖制定了檔案管理制度，卻沒有構建相應的監(jiān)督體系去督促落實。從而導致檔案的整理既不規(guī)范也不符合組卷的要求，甚至還有個別企業(yè)未經法律允許便擅自銷毀本應歸檔保存的文件材料。

　　1.3檔案管理人員的素質不高

　　當前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員在接手檔案管理工作前，都尚未經過專業(yè)培訓。企業(yè)的檔案管理是一項極為嚴謹?shù)墓ぷ鳎瑢�工作人員的各方面素養(yǎng)均有著較高要求。然而，當前大部分檔案管理工作人員并不具備過硬的專業(yè)素養(yǎng)，從而無法勝任當前的檔案管理工作。同時，還有一部分檔案管理工作人員對檔案管理工作的理解不全面，從而嚴重影響了檔案管理工作的質量和效率。

　　1.4檔案資源的開發(fā)利用工作不夠完善

　　大部分企業(yè)在檔案管理過程中，錯誤地認為只要做好了檔案的收集.整理.保管等工作，便算完成了檔案管理任務，從而忽略了檔案資源的開發(fā)與利用。檔案作為企業(yè)發(fā)展的文化財富，檔案管理部門應加大開發(fā)力度，將這些資源充分利用起來，讓檔案資源能夠更好地為企業(yè)發(fā)展服務。

　　2做好企業(yè)檔案管理新方法新思路探究

　　2.1充分認識檔案管理工作的重要性，強化對檔案管理工作的重視程度

　　為保證企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范性，首先，企業(yè)領導自身要充分認識到檔案管理工作的重要性，只有領導充分認識到檔案管理工作的重要性，才能夠推動檔案管理工作順利開展，從而為檔案管理工作創(chuàng)造更多的有利條件；其次，還應加大對檔案管理工作的投資力度，強化企業(yè)檔案管理計算機技術的應用，構建良好的檔案管理工作模式，有效提升檔案管理工作的實效性，從而全面提升企業(yè)的檔案管理工作水平。

　　2.2創(chuàng)新檔案管理業(yè)務，充分發(fā)揮檔案資源應用率

　　檔案的管理工作不僅包括檔案的建立.保存與維護，而且還涉及到科技以及技改項目。尤其是科技檔案，其所涉及的文件資料除了企業(yè)生產的內容，還有企業(yè)的項目設計的內容，與推動企業(yè)發(fā)展息息相關。針對新時期企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，主要是歸納并整理檔案中企業(yè)各個細節(jié)的業(yè)務，做好數(shù)據資料的統(tǒng)計與分析工作。一旦發(fā)現(xiàn)問題便需要及時做好變更記錄，以保證企業(yè)檔案管理工作的連續(xù)性和有效性。此外，針對檔案管理的數(shù)字化管理工作內容，各企業(yè)應積極建立信息資源數(shù)據庫，以創(chuàng)新管理業(yè)務，從而最大限度地發(fā)揮檔案資源的應用價值。

　　2.3提升檔案管理人員綜合素質，構建高素質管理隊伍

　　為了從根本上提升檔案管理工作水平，則需要從提升檔案管理人員的綜合素質入手，明確檔案管理人員的崗位職責，增強檔案管理人員的管理能力，從而打造一支高水平的檔案管理隊伍。若在企業(yè)檔案管理過程中出現(xiàn)人員變動等情況，應在保證檔案管理人員整體管理水平不降低的前提下進行，從而不斷完善企業(yè)檔案管理人員的知識結構，以便更好地滿足新時期企業(yè)檔案管理工作的需要。

　　2.4加強檔案管理基礎建設，改善保管條件和管理手段

　　在新形勢下做好檔案管理工作，則需要加強檔案管理基礎設施建設，改善檔案保存環(huán)境與創(chuàng)新管理手段。首先是硬件設施建設方面，要建立專門的檔案存放室，以改善檔案的保管條件。其次是創(chuàng)設良好的檔案保存環(huán)境。不僅要滿足存放面積的需求，還要保持良好的通風條件。其中，紙質檔案必須存放于檔案袋中，以防止紙質材料被腐蝕，提前購置切刀.打孔機.剪刀等物品，嚴格按照組卷整理的相關要求，保持組卷.排架合理。同時，為了能夠更好地滿足現(xiàn)代化辦公與檔案管理現(xiàn)代化的需求，企業(yè)還應配備相應設備，以微機檢索的方式升級原有管理軟件，從而有效提升檔案管理的科技含量。最后，還需做好檔案存放室的安全防范工作，如保持檔案室內的清潔.整齊。定期更換滅火器.防霉藥劑，全面做好檔案的防火.防潮工作，以確保檔案的安全性與完整性。只有齊全的設施與設備，才能滿足檔案安全保管的要求，從根本上提升企業(yè)檔案管理的水平。

　　2.5創(chuàng)新檔案管理思維，充分發(fā)揮檔案的使用價值

　　企業(yè)檔案管理的主要目的就是為了更好地為企業(yè)發(fā)展服務。因此，企業(yè)檔案管理人員在開展檔案的收集.保存.管理等工作時，應嚴格遵守企業(yè)的保密政策，任何工作都應以保密為前提，全面做好企業(yè)檔案的保密工作。此外，企業(yè)還要不斷完善檔案資料的利用工作制度，以拓寬檔案資源的應用范圍，充分發(fā)揮檔案資料的重要作用，以便更好地為企業(yè)的發(fā)展服務。

　　2.6檔案信息開發(fā)利用

　　工作中筆者發(fā)現(xiàn)到庫房查找文件還是存在查找難的現(xiàn)象。因此筆者將庫房中所有文件準確記錄擺放位置，將其整理記錄在EXCEL表格，形成一個平面的電子立體庫，并以“超鏈接”的模式，鏈接每卷每件，使庫房中的每份文件活靈活現(xiàn)地展現(xiàn)在電腦上，展現(xiàn)在自己的工作視野中。當借閱者需要某一份文件，只需在檔案系統(tǒng)或卷內目錄索引中查找出相關檔案號，在離線備份中打開電子文件立體庫就能很快找到文件并將其打開。

　　參考文獻：

　　[1]高玉芬.淺議如何加強企業(yè)檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2011（01）：105.

　　[2]梅龍.探索企業(yè)檔案管理工作的新思路[J].中小企業(yè)管理與科技，2015（33）：54.

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