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檔案管理畢業(yè)論文

教學(xué)評估與院系教學(xué)檔案管理的PDCA方法論文

時間:2022-10-10 19:40:18 檔案管理畢業(yè)論文 我要投稿
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教學(xué)評估與院系教學(xué)檔案管理的PDCA方法論文

  摘要:教學(xué)檔案在教學(xué)評估中具有十分重要的作用,高校必須加強對教學(xué)檔案的管理。從近幾年的新建本科院校自評情況看,各院系在資料的準(zhǔn)備上,經(jīng)常發(fā)生這樣的情況,即需要的資料找不到,無關(guān)資料卻不少。本文著重探討如何收集和保存好日常教學(xué)資料,如何讓教學(xué)資料的管理更合理、更規(guī)范,讓教學(xué)工作評估在規(guī)范、齊全的教學(xué)檔案支持下井然有序.

教學(xué)評估與院系教學(xué)檔案管理的PDCA方法論文

  關(guān)鍵詞:教學(xué)評估;檔案資料;PDCA;檔案分類

  2002年6月,教育部將本科教學(xué)工作合格評估、優(yōu)秀評估、隨機性水平評估合并為本科教學(xué)工作水平評估。2004年10月,教育部“高等教育評估中心”正式成立。此后,各高等院校每五年都要接受一次教學(xué)工作評估,并將評估結(jié)果向社會公布。實踐證明,教學(xué)工作水平評估是保證教學(xué)質(zhì)量行之有效的手段,提高教學(xué)質(zhì)量是高等學(xué)校生存和發(fā)展的生命線。因此,各地教育行政部門和高等學(xué)校都十分重視教學(xué)評估工作,加大教學(xué)基本建設(shè)投入,建立建全教學(xué)管理制度,深化教學(xué)改革,完善質(zhì)量監(jiān)控體系等。為了做好迎評工作,學(xué)校將工作重心下移,并將責(zé)、權(quán)、利更多地下放到院系,為此,院系要管理的教學(xué)資料將越來越多。從近幾年的新建本科院校自評情況看,各院系在資料的準(zhǔn)備上,經(jīng)常發(fā)生這樣的情況,即需要的資料找不到,無關(guān)資料卻不少。如何收集和保存好日常教學(xué)資料,如何讓教學(xué)資料的管理更合理、更規(guī)范,讓教學(xué)工作評估在規(guī)范、齊全的教學(xué)檔案支持下井然有序?筆者從院系教學(xué)管理特點入手,結(jié)合評估指標(biāo),引入了一套適合院系教學(xué)檔案收集整理的新方法,即“過程方法”,供同行參考.

  一、院系的教學(xué)管理模式在管理理論中,過程方法是相對于目標(biāo)管理的方法而言的。目標(biāo)管理的方法只作宏觀目標(biāo)的制約,不求微觀過程的管理。而過程方法既要宏觀目標(biāo)的制約(如質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)),又要微觀過程的管理[1]。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴大和工作重心的下移,根據(jù)學(xué)校和院系教學(xué)工作特點,很多高校對院系采取了目標(biāo)管理的模式,而院系是教學(xué)的基層單位,與教師和學(xué)生的關(guān)系相當(dāng)緊密,很大程度上取決于系部的專業(yè)設(shè)計與教學(xué)過程,所以院系的內(nèi)部管理采用的往往是過程方法的管理.

  二、院系教學(xué)工作資料收集PDCA方法1.過程方法與“PDCA”在ISO9001:2000的2.4中有這樣的定義:“系統(tǒng)地識別和管理組織所應(yīng)用的過程,特別是這些過程之間的相互作用,稱之為‘過程方法’!彼荌SO9001的精髓之一,通過識別和管理眾多相互關(guān)聯(lián)的活動,分清各過程的職責(zé),找出過程的輸入和輸出(不能重疊)管理質(zhì)量。GB/T19001-2000中提出“‘PDCA’的方法可適用于所有過程”[2]。何為“PDCA”方法?簡略說,“PDCA”包含四個環(huán)節(jié):P—策劃:根據(jù)顧客的要求和組織的方針,為提供結(jié)果建立必要的目標(biāo)和過程;D—實施:實施過程;C—檢查:根據(jù)方針、目標(biāo)和產(chǎn)品要求,對過程和產(chǎn)品進行監(jiān)視和測量,并報告結(jié)果;A—處置:采取措施,以持續(xù)改進過程業(yè)績[3]。PDCA是一個循環(huán),在不斷的循環(huán)中保證產(chǎn)品的質(zhì)量。對于把ISO9000引入教育,目前存有爭議[4],本文避開ISO9000對教學(xué)質(zhì)量的影響問題,專對教學(xué)工作資料的收集、歸類作進一步的探討.

  院系的教學(xué)質(zhì)量管理就是一個以教學(xué)工作為中心,管理眾多與教學(xué)相互關(guān)聯(lián)的活動的過程方法管理,其教學(xué)資料的收集、整理工作便是一個尋找各過程間輸入與輸出的相關(guān)性問題,并對每個過程產(chǎn)生的材料進行整理、歸類的過程.

  借用過程方法來整理、歸類零散的教學(xué)資料,借用PDCA方法對教學(xué)過程資料進行分類收集,這就是筆者進行院系教學(xué)工作資料收集整理的思路.

  2.院系教學(xué)工作過程劃分院系教學(xué)工作可視為一個大過程,大過程中又包含著小過程,而每一個小過程都有各自的PDCA循環(huán)。過程劃分不能太大,也不能太小。過程太大了,資料的查找困難;過程太小了,檔案編碼太繁,難記、難歸類。因此,找準(zhǔn)“過程”,是院系教學(xué)工作資料管理的關(guān)鍵。根據(jù)教學(xué)工作的特點,院系教學(xué)工作可分為:(P—策劃)學(xué)科、專業(yè)辦學(xué)規(guī)劃;(D—實施)師資隊伍、辦學(xué)條件、學(xué)生資源;(C—檢查)教學(xué)工作檢查及結(jié)果;(A—處置)表彰、處分及改進措施。策劃,是質(zhì)量目標(biāo)環(huán)節(jié),是院系辦學(xué)的指導(dǎo)性規(guī)劃;實施,分出三個子過程,涵蓋了院系所有的日常教學(xué)工作內(nèi)容,是教學(xué)工作資料收集的重點;檢查,是質(zhì)量監(jiān)控機制的重要一環(huán),也是支撐教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵資料;處置,是改進教學(xué)工作業(yè)績的重要環(huán)節(jié);表彰和處分是為了引導(dǎo)制定改進措施,持續(xù)改善過程業(yè)績。策劃、實施、檢查、處置四個環(huán)節(jié),包攬了所有的與教學(xué)工作有關(guān)的各過程.

  3.院系教學(xué)工作檔案分類由于評估,檔案資料顯得更為重要[5],因為院系教學(xué)工作相關(guān)資料是學(xué)校教學(xué)工作水平評估的重要支撐之一,更是專業(yè)辦學(xué)水平評估支撐,資料收集整理的好壞,直接影響學(xué)校評估結(jié)論。有關(guān)高校教學(xué)檔案分類的文章不少[6],但筆者認(rèn)為,這些歸類方法,不能很好地反映出“以評促建,以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的思路。系部的建設(shè)過程,是一個不斷發(fā)展的過程,也是一個PDCA循環(huán)的過程,在院系檔案的分類上也應(yīng)該能較好地體現(xiàn)這一個過程。按照PDCA環(huán)節(jié)來收集、整理教學(xué)工作檔案,體現(xiàn)了一種動態(tài)的循環(huán),有利于資料的利用和動態(tài)了解院系的教學(xué)工作狀況。結(jié)合評估指標(biāo)對教學(xué)資料的要求,筆者用PDCA方法對院系教學(xué)工作資料進行歸類、編號,并說明檔案立卷辦法,以利院系教學(xué)資料完整收集,合理歸類.

  類目說明:一級類目:P策劃、D實施、C檢查、A處置;二級類目:以1位阿拉伯?dāng)?shù)標(biāo)識(如1,2,3……);三級類目:以2位阿拉伯?dāng)?shù)標(biāo)識(如01,02,03……).

  具體如下:P:策劃1規(guī)劃學(xué)科辦學(xué)規(guī)劃、專業(yè)培養(yǎng)方案、系部發(fā)展規(guī)劃等2實施實現(xiàn)方案的各種教學(xué)管理制度、措施和辦法、院系教學(xué)工作年度計劃、會議記錄等3檢查各種檢查、評價制度、措施等4處置各種獎勵、處罰辦法、修訂、完善各種方案、制度的記錄、會議記錄等立卷說明:所有的策劃除修訂、完善方案記錄、會議記錄外,裝訂成冊(冊內(nèi)按四個環(huán)節(jié)排序),并保留一份不裝訂,作為下面的“實施”過程中的“策劃”.

  D:實施1師資隊伍01資格年度培養(yǎng)計劃、師資結(jié)構(gòu)(含實驗教學(xué)隊伍)、培訓(xùn)情況、年度總結(jié)、學(xué)歷學(xué)位復(fù)印件等.

  02科研年度科研(含教研、教改)計劃、各種項目批復(fù)及立項書、專業(yè)科研進校經(jīng)費、各種教學(xué)改革資料等.

  03授課教學(xué)任務(wù)及工作量統(tǒng)計、課程教學(xué)計劃、課程開出率、停課、調(diào)課情況、教學(xué)方法與手段改革、評課、評教結(jié)果等.

  04師德履行崗位情況材料、教書育人典型材料、教師的年終考核、社會、學(xué)生對教師師德方面的反映等。2辦學(xué)條件01專業(yè)與課程專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教研室建設(shè)、課程教學(xué)大綱等,相關(guān)會議記錄.

  02實驗與實踐實驗室建設(shè)、實驗項目建設(shè)、專業(yè)教學(xué)設(shè)備值統(tǒng)計,實驗設(shè)備管理(申購、建賬、使用、維修、報廢等)及設(shè)備資料管理,實習(xí)、實訓(xùn)基地建設(shè)及設(shè)備情況等.

  03教材與使用選用教材情況及分析,自編教材情況,專業(yè)文獻資料統(tǒng)計等.

  3學(xué)生資源01生源學(xué)生來源及統(tǒng)計及分析02成績考試考核辦法、課程成績相關(guān)資料(試卷審核、試卷分析、成績冊、參考問案)、計算機過級、英語統(tǒng)考.

  03能力與素質(zhì)各種競賽、論文發(fā)表、思想道德修養(yǎng)、身體素質(zhì)等.

  04畢業(yè)與就業(yè)畢業(yè)論文、學(xué)位獲得、就業(yè)情況統(tǒng)計以及用人單位對畢業(yè)生的評價等,畢業(yè)生獲得的榮譽.

  立卷說明:實施過程以事件為主線,查找該事件的政策性文件,分年度(師資、科研、設(shè)備)或?qū)W年(實驗項目、實習(xí)實訓(xùn)、學(xué)生成績、畢業(yè)論文)收集實施過程中的所有資料.

  C:檢查學(xué)校的各種教學(xué)檢查、評估的反饋意見和結(jié)果、院系的各種檢查、評價記錄及結(jié)果,相關(guān)會議記錄.

  立卷

  說明:檢查,一般為綜合檢查,檢查的內(nèi)容涵蓋師資隊伍、辦學(xué)條件、學(xué)生資源三個內(nèi)容,按事件立卷時,可將檢查資料中相關(guān)內(nèi)容復(fù)印裝入卷中.

  A:處置各種表彰和處分記錄,總結(jié)、改進材料.

  1師資教師獲得的各種獎勵或處分情況,對年度師資培養(yǎng)計劃的總結(jié)分析及改進說明.

  2辦學(xué)專業(yè)、課程、教研室、實驗室、實驗項目、自編教材等的獲獎統(tǒng)計及證明材料。對年度各種計劃的總結(jié)分析及改進說明.

  3學(xué)生學(xué)生獲得的各種獎勵或處分情況,對年度學(xué)生工作計劃的總結(jié)分析及改進說明.

  立卷說明:表彰、獲獎及處分原件資料采用分類裝袋,不宜裝訂,留有一套復(fù)印件,分別裝入事件卷中?偨Y(jié)分析及改進材料按事件分別立薄卷,便于對照查閱.

  以上的分類一級類目四個,為PDCA四個環(huán)節(jié);二級類目中只包含師資隊伍、辦學(xué)條件、學(xué)生資源三個內(nèi)容;三級類目在D環(huán)節(jié)中出現(xiàn),每個二級類目中不多于4個三級類目,三級類目的內(nèi)容是二級類目的細(xì)目,簡潔,易記。立卷時應(yīng)特別注意事件的PDCA環(huán)節(jié),如發(fā)現(xiàn)事件缺少環(huán)節(jié),則應(yīng)分析是工作中出現(xiàn)遺漏還是事件歸類太細(xì),遵照這一原則,配合學(xué)校的檔案立卷辦法,教學(xué)工作檔案收集整理將會完整而無遺漏.

  三、結(jié)語教學(xué)工作資料收集整理的目的是為了更好地利用資料,院系教學(xué)資料收集歸檔工作不管是否評估,都應(yīng)該做實、做好。引入PDCA方法歸類院系教學(xué)工作檔案,只要將教學(xué)工作中的PDCA環(huán)節(jié)資料收集完整,必定是科學(xué)、合理、規(guī)范的檔案材料。在日常教學(xué)中,院領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)環(huán)節(jié)查閱資料,及時了解院系建設(shè)狀態(tài);在各種教學(xué)評估中,只需按照相應(yīng)的評估要求,歸類裝盒,方便快捷,評估完成,資料歸位。這樣,院系的管理者會有更多的時間和精力思考院系教育教學(xué)改革和發(fā)展問題,更好地制定各種激勵機制,實現(xiàn)院系的持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展.

  筆者相信,PDCA方法引入高校院系教學(xué)資料管理中,是切實可行的.

  參考文獻:[1]周明圣主編.教育系統(tǒng)質(zhì)量管理體系[M].北京:中國計劃出版社,2003:24.

  [2]國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局.質(zhì)理管理體系標(biāo)準(zhǔn)[S].2000:13-29.

  [3]中國標(biāo)準(zhǔn)研究中心.GB/T19001-2000質(zhì)量管理體系[S].

  [4]張偉遠,等.兩岸三地開放大學(xué):課程質(zhì)量保證之比較研究[J].現(xiàn)代遠程教育研究,2004(2):9-15.

  [5]王琳.從教育教學(xué)評估看高校檔案價值的體現(xiàn)[J].北京檔案,2004(5):35.

  [6]張小燕.高等學(xué)校院系基層教學(xué)檔案的體系及制作[J].山西檔案,2004(5):38-40.

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