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文書檔案的收集及整理
文書檔案的收集及整理【1】
摘 要:從現(xiàn)如今社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)狀中可以看出,文書檔案管理工作的重要性日益突出。
隨著信息技術(shù)的高效普及和發(fā)展,文書檔案的管理方式也發(fā)生了明顯的變化。
由于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作的發(fā)生弊端展現(xiàn),無(wú)法促進(jìn)檔案管理工作的高效進(jìn)行。
文書檔案的收集方法和整理形式都應(yīng)該在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新,這樣才能夠促進(jìn)檔案管理工作的長(zhǎng)足發(fā)展。
本文中,筆者主要對(duì)文書檔案的收集方法和整理形式進(jìn)行分析,僅供參考。
關(guān)鍵詞:文書檔案;收集;整理
文書檔案是單位、部門每一項(xiàng)工作活動(dòng)來(lái)龍去脈的清晰記載,做好文書檔案的整理和保管工作至關(guān)重要,工作人員在實(shí)際的工作中應(yīng)該以文書檔案的管理原則為基礎(chǔ),提升文書檔案管理工作的科學(xué)性。
為了實(shí)現(xiàn)這一目的,工作人員應(yīng)該盡量做好文書檔案的收集和整理工作,使得文書檔案保管工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求,在提升工作效率的基礎(chǔ)上,提升檔案信息的利用率。
1 文書檔案收集規(guī)范化
收集是檔案工作賴以存在的基礎(chǔ)。
檔案工作的對(duì)象是檔案,檔案只有不斷地通過(guò)收集才能逐漸完善。
如果沒(méi)有收集,沒(méi)有檔案,檔案工作也就沒(méi)有了工作對(duì)象,失去了存在的條件和基礎(chǔ)。
檔案收集得及時(shí)、完整、系統(tǒng),可以為檔案管理的各處環(huán)節(jié)創(chuàng)造照好的物質(zhì)條件,可以完整地、系統(tǒng)地為利用者提供方便,更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。
(1)文書檔案收集的要求
收集的要求高低,直接關(guān)系著人館文書檔案的質(zhì)量好壞,所以辦公室文秘在接收和收集工作中應(yīng)該認(rèn)真掌握,切實(shí)把好關(guān)口。
具體要求,主要有以下幾點(diǎn):對(duì)按規(guī)定欲接收的文書檔案實(shí)行驗(yàn)收制。
檔案館在進(jìn)行收集工作中,要事先向保存機(jī)關(guān)下達(dá)通知,并切實(shí)檢查欲接收文書檔案的真實(shí)程度、規(guī)范化程度和齊全程度。
凡是不符合要求的都要由原保存機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)修改,然后再?gòu)?fù)查,直至達(dá)到要求時(shí)才能予以接收。
對(duì)其他應(yīng)收集的文書檔案,要切實(shí)注意依據(jù)黨的有關(guān)政策進(jìn)行收集。
特別是在集體、個(gè)體和合資等企業(yè)中,存在著企業(yè)經(jīng)營(yíng)保密問(wèn)題,一定要尊重他們的要求,注意保護(hù)他們的利益,待取得他們同意之后再行征集和收集,決不能強(qiáng)行收集。
(2)收集的范圍。
檔案文書收集的范圍主要有以下幾個(gè)方面:
1.各機(jī)關(guān)文書檔案室所保存的重要文書檔案。
這部分指的是對(duì)各機(jī)關(guān)文書檔案室所形成、收集和保存的永久卷和長(zhǎng)期卷,按照檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定,在檔案室內(nèi)保存一定時(shí)期(十年、二十年或三十年),檔案館要按時(shí)接收過(guò)來(lái)。
有的文書檔案室還保存有已撤銷原直屬單位的文書檔案,其中的永久卷和部分長(zhǎng)期卷,檔案館亦應(yīng)按時(shí)接收。
2.各專業(yè)檔案館主管單位重要文書檔案的復(fù)制件。
各單位所形成和保存的重要文書檔案。
各行業(yè)由于文書檔案室建立得不夠健全,所以他們所形成和保存的重要文書檔案是應(yīng)該直接入館的,也是檔案館應(yīng)該注意接收和收集的。
其他有關(guān)單位和個(gè)人所形成和保存的重要文書檔案。
這些文書檔案的范圍也很廣泛,上述文書檔案,都是很珍貴的,應(yīng)該特別注意加以收集,避免流失,造成不必要的損失。
3.收集的手續(xù)。
在文書檔案的收集工作中,履行收集手續(xù)是對(duì)工作負(fù)責(zé)的表現(xiàn),既便于檔案館對(duì)文書檔案的統(tǒng)計(jì),又便于有關(guān)人員日后查詢文書檔案的去向。
收集工作的手續(xù),主要有以下兩項(xiàng):一是清點(diǎn)。
對(duì)文書檔案室來(lái)說(shuō),要在驗(yàn)收的同時(shí)根據(jù)應(yīng)收年度的案卷目錄對(duì)永久卷和長(zhǎng)期卷進(jìn)行清點(diǎn)。
清點(diǎn)要一卷一卷地進(jìn)行,并要核對(duì)案卷標(biāo)題,以防有誤。
因?yàn)闄n案本身涉及許多重要機(jī)密和政治問(wèn)題,一旦出現(xiàn)差錯(cuò),政治責(zé)任難負(fù),工作損失也難補(bǔ)。
二是立據(jù)。
辦公室文秘在文書檔案的收集工作中,無(wú)論是接收機(jī)關(guān)文書檔案室的還是接收其他單位的文書檔案,清點(diǎn)之后都要開具收據(jù),并留存根。
“接收文書檔案收據(jù)”中的項(xiàng)目,主要有交卷機(jī)關(guān)(單位)、案卷類別、案卷年度、案卷數(shù)量、接收單位和雙方經(jīng)手人等。
所接收的如系零散文書材料,則應(yīng)按實(shí)際情況開具詳細(xì)清單式的收據(jù),并留收據(jù)存根。
2 文書檔案整理的具體做法
(1)文書檔案管理工作的整理方法
做好文書檔案的整理工作至關(guān)重要,工作人員在實(shí)際的工作中應(yīng)該以文書檔案的管理原則為基礎(chǔ),提升文書檔案管理工作的科學(xué)性。
為了實(shí)現(xiàn)這一目的,工作人員應(yīng)該盡量做好文書檔案的整理工作,使得文書檔案保管工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求,在提升工作效率的基礎(chǔ)上,提升檔案信息的利用率。
通常情況下,文書檔案管理工作的分類方法可以從三個(gè)方面來(lái)進(jìn)行分析和探討:
1. 年度分類。
所謂的年度分類法在進(jìn)行的過(guò)程中,主要是根據(jù)文件形成和處理的年度來(lái)講所有的文書檔案以時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行區(qū)分,然后根據(jù)時(shí)間的差異來(lái)排列。
在文書檔案管理工作中,工作人員首先需要將文書檔案進(jìn)行歸納,提升檔案分類的高效性。
經(jīng)過(guò)具體的實(shí)踐可以看出,采用年度分類法不僅可以提升文書檔案的質(zhì)量和效率,在實(shí)際的工作中意義重大。
2.組織機(jī)構(gòu)分類法。
根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。
它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn),按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。
3.問(wèn)題分類法。
按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題或“事由”將文書檔案劃分成各個(gè)類別。
(2)文書檔案裝訂
檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。
一般說(shuō)來(lái),普通文件一份裝訂一次,有些文書的批復(fù)和請(qǐng)示可以合并歸成一件,如果頁(yè)數(shù)太多當(dāng)然可以分成兩件或者多件。
正文與附件之間、正本和草稿之間、來(lái)文同復(fù)文之間,都可以根據(jù)實(shí)際情況斟酌而行,或者合而為一,或者拆而為二,都是可以的。
不過(guò)如果有關(guān)的文書檔案拆開處理時(shí),在進(jìn)行排序時(shí)還是應(yīng)當(dāng)相對(duì)集中于一處,以方便后期的利用。
(3)文書檔號(hào)章與頁(yè)碼編寫
檔案管理中章與頁(yè)碼編寫是最細(xì)微繁瑣的工作之一,頁(yè)碼編號(hào)的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。
所有文件的右上部位應(yīng)當(dāng)加印檔號(hào)章,檔號(hào)章上填寫檔案內(nèi)容,內(nèi)容包括檔案號(hào)碼、所屬年份、機(jī)構(gòu)代號(hào)、問(wèn)題代號(hào)、保管時(shí)限、館編件號(hào)等項(xiàng)內(nèi)容。
重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)檔案號(hào)碼的填寫,按照分類標(biāo)準(zhǔn)的不同,檔案號(hào)碼要從分類、保管時(shí)限的低級(jí)順序向高級(jí)順序依次進(jìn)行。
3 如何做好文書檔案的信息保管工作
通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法,主要應(yīng)用的是抽詞比較法。
抽詞比較法可以按照不同的時(shí)間按照批次處理。
首先,將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納入索引表,其中包括文件責(zé)任人、內(nèi)容、種類等等。
這個(gè)過(guò)程可以有主要和次要之分。
按照一定規(guī)范要求給每個(gè)詞條打分,把其余的詞條錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù),歸之為自學(xué)習(xí)系統(tǒng),形成后各建詞表。
其次,根據(jù)不同的要求,對(duì)文書檔案的文件格式進(jìn)行不同的設(shè)置。
這種設(shè)置方法沒(méi)有明確的規(guī)定,包括其中的文書內(nèi)容、種類、年代等等,主要做到更加便捷容易的瀏覽和查閱即可。
再者,編輯制作計(jì)算機(jī)輔助程序。
這項(xiàng)工作簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是比較的過(guò)程,將檔案文件的題名表和題名的對(duì)照。
找出其中相一致的內(nèi)容,方便儲(chǔ)存和使用。
第四,文書檔案的管理的最后一步就是確保電子文件形成后能夠在計(jì)算機(jī)中正常運(yùn)行。
并按照分類標(biāo)準(zhǔn)與保管期限等進(jìn)行劃分。
4 結(jié)語(yǔ)
新時(shí)期下企事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高與簡(jiǎn)單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的,檔案管理工作是否有序高效直接影響著企事業(yè)單位的工作進(jìn)程。
因此,相關(guān)工作人員必須提高工作意識(shí),轉(zhuǎn)變陳舊觀念,勇于大膽創(chuàng)新,積極投入實(shí)踐。
充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源,把新時(shí)期文書檔案的收集與整理工作推向新臺(tái)階。
參考文獻(xiàn)
[1] 于春林. 淺析現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的手段,民營(yíng)科技,2011.8.
[2] 蘇靜靜.文書檔案立卷改革之我見[J].現(xiàn)代交際,2009(7).
[3] 凌霄.淺談文書檔案的管理辦法[J].才智,2012(21).
單位文書檔案的收集【2】
[摘 要]檔案工作的起點(diǎn)是收集,這是搞好檔案服務(wù)工作的基礎(chǔ)。
收集工作搞不好,文件歸檔不齊全、不完整,就不便于利用。
檔案收集整理要具有規(guī)范化,做好對(duì)現(xiàn)行單位文書檔案的收集。
[關(guān)鍵詞]檔案保管;鑒定檔案;統(tǒng)計(jì)檔案;利用檔案
檔案是單位、部門每一項(xiàng)工作活動(dòng)來(lái)龍去脈的清晰記載,具有以下重要作用:指揮單位正常工作的可靠依據(jù);幫助領(lǐng)導(dǎo)決策的得力工具;澄清內(nèi)部是非的重要依據(jù)。
檔案工作是人類社會(huì)歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物,并隨著時(shí)代的發(fā)展不斷發(fā)展、充實(shí)。
人們?cè)诟鞣N社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的大量文書材料,是各種知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的載體。
因?yàn)槲臅牧系臄?shù)量很大,查找利用很不方便,必須進(jìn)行一定的分類整理,這就產(chǎn)生了檔案工作。
檔案工作的起點(diǎn)是收集,這是搞好檔案服務(wù)工作的基礎(chǔ)。
收集的對(duì)象主要是機(jī)關(guān)各文書處理部門辦理完畢、立卷歸檔的文件。
收集工作搞不好,文件歸檔不齊全、不完整,就不便于利用。
一、檔案收集整理規(guī)范化
1.檔案收集工作的作用。
收集是檔案工作賴以存在的基礎(chǔ)。
檔案工作的對(duì)象是檔案,檔案只有不斷地通過(guò)收集才能逐漸完善。
如果沒(méi)有收集,沒(méi)有檔案,檔案工作也就沒(méi)有了工作對(duì)象,失去了存在的條件和基礎(chǔ)。
檔案收集得及時(shí)、完整、系統(tǒng),可以為檔案管理的各處環(huán)節(jié)創(chuàng)造照好的物質(zhì)條件,可以完整地、系統(tǒng)地為利用者提供方便,更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。
收集是衡量檔案室、檔案館工作的重要標(biāo)尺。
檔案室、檔案館對(duì)機(jī)關(guān)、社會(huì)的作用大小,取決于室藏、館藏檔案的豐富珍貴程度,最終取決于收集工作的效果。
收集是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理、維護(hù)歷史真實(shí)面貌的基本途徑。
只有通過(guò)收集工作,才能把國(guó)家的全部檔案集中到各機(jī)關(guān)、單位檔案室和各級(jí)各類檔案館,形成集中保管的基地和研究利用檔案的中心,也才能維護(hù)黨和國(guó)家的歷史真實(shí)面貌,并展示于世人面前。
2.檔案收集工作的要求。
(1)所收集的檔案應(yīng)是完整的。
只有完整的檔案,才能反映一個(gè)機(jī)關(guān)、單位真實(shí)的歷史面貌。
完整,有雙重含義,一是一個(gè)機(jī)關(guān)各個(gè)部門和各項(xiàng)活動(dòng)的文書材料要齊全,二是每項(xiàng)活動(dòng)中所形成的文書材料也要齊全,也就是說(shuō)無(wú)論是針對(duì)每項(xiàng)活動(dòng),還是針對(duì)所有活動(dòng),其文書材料都沒(méi)有殘缺遺漏。
(2)所收集的檔案應(yīng)是有價(jià)值的,真實(shí)的。
有價(jià)值的,指的是確系具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史僑值的,特別應(yīng)重視其歷史價(jià)值。
真實(shí)的是指檔案確系機(jī)關(guān)、單位在實(shí)踐恬動(dòng)中自然形成的,而不是桂撰的或被歪衄了的。
(3)所收集的檔案應(yīng)是符合規(guī)范化要求的。
規(guī)范化指的是檔案的標(biāo)準(zhǔn)化。
檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是多方面的,如文書材料所用紙張的質(zhì)量、大小,案卷的厚薄、大小,卷內(nèi)目錄、案卷目錄和卷皮封面的格式,著錄卡片的大小和格式,等等。
二、對(duì)現(xiàn)行單位文書檔案的收集
1.收集的要求。
收集的要求高低,直接關(guān)系著人館文書檔案的質(zhì)量好壞,所以辦公室文秘在接收和收集工作中應(yīng)該認(rèn)真掌握,切實(shí)把好關(guān)口。
具體要求,主要有以下幾點(diǎn):
對(duì)按規(guī)定欲接收的文書檔案實(shí)行驗(yàn)收制。
檔案館在進(jìn)行收集工作中,要事先向保存機(jī)關(guān)下達(dá)通知,并切實(shí)檢查欲接收文書檔案的真實(shí)程度、規(guī)范化程度和齊全程度。
凡是不符合要求的都要由原保存機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)修改,然后再?gòu)?fù)查,直至達(dá)到要求時(shí)才能予以接收。
對(duì)其他應(yīng)收集的文書檔案,要切實(shí)注意依據(jù)黨的有關(guān)政策進(jìn)行收集。
特別是在集體、個(gè)體和合資等企業(yè)中,存在著企業(yè)經(jīng)營(yíng)保密問(wèn)題,一定要尊重他們的要求,注意保護(hù)他們的利益,待取得他們同意之后再行征集和收集,決不能強(qiáng)行收集。
2.收集的范圍。
具體說(shuō),主要有以下幾個(gè)方面:
(1)各機(jī)關(guān)文書檔案室所保存的重要文書檔案。
這部分指的是對(duì)各機(jī)關(guān)文書檔案室所形成、收集和保存的永久卷和長(zhǎng)期卷,按照檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定,在檔案室內(nèi)保存一定時(shí)期(十年、二十年或三十年),檔案館要按時(shí)接收過(guò)來(lái)。
有的文書檔案室還保存有已撤銷原直屬單位的文書檔案,其中的永久卷和部分長(zhǎng)期卷,檔案館亦應(yīng)按時(shí)接收。
(2)各專業(yè)檔案館主管單位重要文書檔案的復(fù)制件。
各單位所形成和保存的重要文書檔案。
各行業(yè)由于文書檔案室建立得不夠健全,所以他們所形成和保存的重要文書檔案是應(yīng)該直接入館的,也是檔案館應(yīng)該注意接收和收集的。
其他有關(guān)單位和個(gè)人所形成和保存的重要文書檔案。
這些文書檔案的范圍也很廣泛,上述文書檔案,都是很珍貴的,應(yīng)該特別注意加以收集,避免流失,造成不必要的損失。
(3)收集的手續(xù)。
在文書檔案的收集工作中,履行收集手續(xù)是對(duì)工作負(fù)責(zé)的表現(xiàn),既便于檔案館對(duì)文書檔案的統(tǒng)計(jì),又便于有關(guān)人員日后查詢文書檔案的去向。
收集工作的手續(xù),主要有以下兩項(xiàng):一是清點(diǎn)。
對(duì)文書檔案室來(lái)說(shuō),要在驗(yàn)收的同時(shí)根據(jù)應(yīng)收年度的案卷目錄對(duì)永久卷和長(zhǎng)期卷進(jìn)行清點(diǎn)。
清點(diǎn)要一卷一卷地進(jìn)行,并要核對(duì)案卷標(biāo)題,以防有誤。
因?yàn)闄n案本身涉及許多重要機(jī)密和政治問(wèn)題,一旦出現(xiàn)差錯(cuò),政治責(zé)任難負(fù),工作損失也難補(bǔ)。
二是立據(jù)。
辦公室文秘在文書檔案的收集工作中,無(wú)論是接收機(jī)關(guān)文書檔案室的還是接收其他單位的文書檔案,清點(diǎn)之后都要開具收據(jù),并留存根。
“接收文書檔案收據(jù)”中的項(xiàng)目,主要有交卷機(jī)關(guān)(單位)、案卷類別、案卷年度、案卷數(shù)量、接收單位和雙方經(jīng)手人等。
所接收的如系零散文書材料,則應(yīng)按實(shí)際情況開具詳細(xì)清單式的收據(jù),并留收據(jù)存根。
參考文獻(xiàn):
[1]于春林. 淺析現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的手段,民營(yíng)科技,2011.8.
[2]陸根妹,吳卓敏.環(huán)境保護(hù)檔案的管理.上海港科技,2002.5.
[3]劉冰. 檔案利用公布與公民隱私權(quán)的保護(hù),檔案,2009.11.
[4]陸培蘭, 許建宏. 淺談醫(yī)院檔案的收集工作,中華臨床醫(yī)學(xué)雜志,2005.6.
文書檔案收集與整理工作的重要性【3】
【摘 要】文書檔案,又稱管理性檔案,是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件。
文書檔案管理,是檔案管理工作的重要組成部分,是各個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企、事業(yè)單位檔案工作的主要內(nèi)容之一。
收集工作是文書檔案管理的起始環(huán)節(jié),與其他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相比,它處于一種特殊地位。
特別是在簡(jiǎn)化檔案整理工作、強(qiáng)化檔案利用工作、突出館(室)藏特色的今天,檔案的收集工作已變得越來(lái)越重要。
【關(guān)鍵詞】文書檔案;收集與整理;重要性
文書檔案,又稱管理性檔案,是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件。
文書檔案管理,是檔案管理工作的重要組成部分,是各個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企、事業(yè)單位檔案工作的主要內(nèi)容之一。
收集工作是文書檔案管理的起始環(huán)節(jié),與其他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相比,它處于一種特殊地位。
特別是在簡(jiǎn)化檔案整理工作、強(qiáng)化檔案利用工作、突出館(室)藏特色的今天,檔案的收集工作已變得越來(lái)越重要。
一、文書檔案收集工作的內(nèi)容
檔案的收集工作,就是按照黨和國(guó)家的規(guī)定,通過(guò)例行的接收制度和專門征集的辦法,把分散在各機(jī)關(guān)、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)各類檔案館的工作。
從廣義上講,檔案收集工作的內(nèi)容主要包括三方面:一是對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收工作。
機(jī)關(guān)各部門辦理完畢的文是檔案室檔案的主要來(lái)源,建立健全機(jī)關(guān)內(nèi)文件材料的歸檔工作制度是機(jī)關(guān)檔案部門開展檔案收集工作的主要途徑;二是對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作。
接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案,特別是接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案,是各級(jí)國(guó)家綜合檔案館收集工作的經(jīng)常性任務(wù);三是對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。
歷史檔案是指中華人民共和國(guó)成立前,各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案,包括革命歷史檔案、民國(guó)檔案和歷代王朝的檔案。
接收、征集歷史檔案是豐富館藏的重要手段。
對(duì)于一個(gè)具體的立檔單位,文書檔案的收集工作是指該單位的檔案部門按照國(guó)家的規(guī)定,通過(guò)歸檔、接收等辦法,把分散在本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)和個(gè)人手中的文書檔案集中到檔案,實(shí)行集中統(tǒng)一管理的工作。
在大多數(shù)單位尤其是黨政機(jī)關(guān),公文是文書檔案的主要來(lái)源。
通常,公文在辦理完畢后,經(jīng)過(guò)初步整理,履行必要的手續(xù)移交到檔案部門便成為文書檔案。
因此,接收歸檔文件是文書文件材料轉(zhuǎn)化為文書檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
為了使具有保存價(jià)值的文件材料都能在檔案室集中保管,檔案部門在開展收集工作時(shí),首先要制定文書檔案的歸檔制度,對(duì)歸檔文件的范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求作出明確規(guī)定。
需要強(qiáng)調(diào)的是,為了提高文書檔案收集工作的質(zhì)量,突出不同單位室藏檔案的特色,檔案人員在制定歸檔制度尤其是確定歸檔范圍時(shí),要增強(qiáng)收集工作的針對(duì)性,要按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本單位的實(shí)際,將反映本單位基本歷史面貌和主要職能活動(dòng)的文件材料列為收集重點(diǎn)。
歸檔制度一經(jīng)確立,檔案部門和各有關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定,有計(jì)劃、分步驟地開展具體的接收和歸檔工作。
二、文書檔案收集工作的重要性
檔案的收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ),文書檔案收集工作的重要性,概括起來(lái)有以下兩點(diǎn):
(1)文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)
文書檔案的收集工作是文書檔案管理工作的起點(diǎn)。
一般情況下,檔案部門管理的檔案不是由檔案部門自身產(chǎn)生和形成的,而是通過(guò)開展收集工作,檔案部門將各個(gè)部門形成的具有保存價(jià)值的文件接收過(guò)來(lái),并經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累形成的。
因此,從全部檔案業(yè)務(wù)工作的程序來(lái)看,收集工作是第一個(gè)環(huán)節(jié),它為文書檔案工作提供了實(shí)際管理對(duì)象。
有了檔案,檔案室才能開展整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等各項(xiàng)工作。
收集工作做不好,就沒(méi)有齊全完整的檔案,也不會(huì)有健全的檔案工作。
(2)文書檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量
收集工作的質(zhì)量直接決定了檔案工作的質(zhì)量。
通常,人們?cè)诤饬恳粋(gè)單位檔案管理水平的高低時(shí),首先要查看檔案室收集的檔案文件材料是否齊全完整。
如果收集及時(shí),檔案材料完整系統(tǒng)、鑒選得當(dāng),就能為檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)奠定良好的基礎(chǔ),從而能夠集中力量對(duì)檔案進(jìn)行深入研究,并廣泛開展檔案的利用工作。
相反,如果檔案收集得少,或者只收集了一些殘損零亂和使用價(jià)值不大的檔案材料,不僅會(huì)給整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等各環(huán)節(jié)工作在很大程度上造成無(wú)效勞動(dòng),而且也不能為社會(huì)各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。
三、文書檔案收集工作的要求
(1)歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整,并符合長(zhǎng)期保管的質(zhì)量要求
保證歸檔文件材料的齊全完整是貫穿文書檔案收集工作的始終的基本要求。
就一個(gè)機(jī)關(guān)而言,檔案的齊全完整是指歸檔文件材料能夠全面、真實(shí)地反映本單位的面貌。
具體說(shuō),歸檔文件材料在種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整。
對(duì)于文書文件材料,特別是公文,每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一份文件等要完整成套。
可以說(shuō),檔案部門接收文件材料齊全完整的程度決定了收集工作的質(zhì)量,而這也正是許多基層單位開展收集工作的難點(diǎn)。
為此,各單位必須將文件材料的形成、積累、立卷和歸檔工作納入有關(guān)業(yè)務(wù)部門的職責(zé)范圍,通過(guò)崗位責(zé)任制和其他制度的建立,保證歸檔文件的齊全和完整。
歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀、真實(shí),而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長(zhǎng)期保存。
因此,在收集過(guò)程中,檔案人員不僅要檢查文件的完整情況,而且要嚴(yán)把文件的書寫質(zhì)量關(guān),杜絕不符合要求的文件進(jìn)入檔案室。
(2)歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精煉準(zhǔn)確,并反映立檔單位的主要職能
每個(gè)單位在日常工作中會(huì)形成和使用大量文件,其中具有查考、憑證價(jià)值、需要整理歸檔的文件只是一部分。
為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象,文書部門與檔案部門對(duì)收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定,結(jié)合本單位實(shí)際審慎地進(jìn)行鑒定,準(zhǔn)確地確定文件的存毀,使反映單位重要事件、重大活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料都能夠接收到檔案部門。
(3)檔案部門要加強(qiáng)收集工作的調(diào)查和指導(dǎo)
檔案收集工作實(shí)際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。
為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管,檔案部門在收集工作中必須重視調(diào)查,掌握應(yīng)歸檔文件的分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息。
特別是對(duì)業(yè)務(wù)部門形成的文件,檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎(chǔ)上,深入、細(xì)致地掌握各部門的主要職能活動(dòng)及其形成的文件材料情況,準(zhǔn)確劃定收集的范圍和收集重點(diǎn),確保歸檔文件齊全完整。
在實(shí)際工作中,由于種種原因,檔案人員忙于歸檔文件的整理和檔案的日常提供利用工作,很少有足夠的時(shí)間詳細(xì)了解各業(yè)務(wù)部門的具體工作,這就不可避免地造成了收集工作的盲目性。
在收集的過(guò)程中,經(jīng)常出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門給什么 ,檔案部門就收什么的現(xiàn)象,導(dǎo)致有用的文件收不進(jìn)來(lái),收來(lái)的文件用處不大等問(wèn)題。
長(zhǎng)期如此,這不僅直接影響檔案利用工作的質(zhì)量,而且損害了檔案部門的形象,危及檔案工作的地位。
因此,為了提高收集工作的質(zhì)量,檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門的溝通和聯(lián)系。
此外,對(duì)于單位舉辦的某些重大活動(dòng)或發(fā)生的重大事件,檔案部門也要積極參與,全面了解情況,并指導(dǎo)有關(guān)人員做好文件的歸檔工作。
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