檔案室的檔案保護工作

時間：2022-10-05 19:33:12 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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檔案室的檔案保護工作

　　檔案室的檔案保護工作

　　【摘要】檔案室是單位檔案工作的主體，大部分檔案一般在本單位檔案室長年保存，如果保管不當(dāng)，將會直接影響檔案的保管壽命，一旦查閱將無法進行，嚴重影響企業(yè)的技術(shù)管理。

　　因此，做好檔案室的檔案保護工作，對于維護檔案的完整與安全，延長檔案的使用壽命具有十分重要的意義。

　　【關(guān)鍵詞】檔案保護;歸檔;日常利用

　　一、嚴控接收進庫的歸檔檔案質(zhì)量

　　1.事前控制

　　要提高檔案室接收進庫的歸檔檔案質(zhì)量，檔案人員須進行事前控制，提前介入，從源頭抓起。

　　其一，要加強文件形成部門的檔案保護意識，建議其用紙質(zhì)優(yōu)良的無酸紙為書寫載體，并選擇無污損、字跡材料為耐久性的原件作為歸檔文件;其二，對需入庫的檔案質(zhì)量要進行監(jiān)督和檢查，避免不符合質(zhì)量要求的檔案進入庫房;其三，要建立健全歸檔制度，對于應(yīng)歸檔的文件材料，要保持其完整性，盡量避免后序的插卷補卷，以減輕檔案的機械磨損。

　　2.消毒殺蟲

　　在檔案入庫前進行消毒、除塵、殺蟲，是預(yù)防蟲害、霉菌污染的檔案進入庫房的有效防范措施。

　　消毒殺蟲可以采用消毒柜消毒或是物理冷凍方法，檔案在消毒殺蟲后方能入庫上架，以便杜絕蟲害和霉菌對載體的侵襲。

　　這樣，在保護了檔案安全的同時，也降低了檔案管理成本。

　　當(dāng)然，檔案室的日常清潔工作也尤為重要，可以杜絕霉菌和蟲害的產(chǎn)生。

　　3.技術(shù)處理

　　檔案制成材料的性質(zhì)是決定檔案壽命的內(nèi)因，決定了檔案制成材料在保存、使用過程中抵抗理化損害作用和保持原有理化性能的能力。

　　由于檔案是人在社會活動中自然形成的，因此，有些是不符合歸檔要求的，需進行技術(shù)處理。

　　例如，對于用鉛筆、圓珠筆等不耐久性的字跡材料形成的檔案，要進行復(fù)印后連同復(fù)印件一同歸檔;對于熱敏傳真紙的傳真文件，需以復(fù)印件歸檔;對字跡不清的文件要抄正注明;對已經(jīng)破損的文件要進行裱糊。

　　至于訂書釘、曲別針等易銹物應(yīng)去除后方可歸檔。

　　二、做好檔案庫房的安全保護

　　1.配備保管措施

　　檔案壽命的長短與檔案收藏環(huán)境及保護條件有著極為密切的關(guān)系。

　　盡管由于環(huán)境和人為的因素，隨著時間的推移，檔案總是朝著逐漸損毀的方向發(fā)展。

　　但完備的保護設(shè)施特別是檔案庫房，卻能在延長檔案保管壽命的過程中起著重要作用，是保護檔案最重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。

　　檔案庫房要盡可能獨立設(shè)置，對于條件確實不允許的，可用隔斷墻隔開來處理。

　　檔案庫房要保證門窗堅固、密閉性能好，以防止高溫、高濕對庫房的侵入，有條件的可配備空調(diào)機、去濕機等硬件設(shè)備。

　　對于磁性介質(zhì)的檔案，要遠離磁場，單獨放置，有條件的單位應(yīng)獨立設(shè)庫，購置防磁柜。

　　2.控制庫房溫、濕度

　　在影響檔案壽命的眾多因素中，溫度和濕度的作用是十分重要的。

　　高溫、高濕的環(huán)境，特別適合霉菌和蟲害的生長繁殖，因此，控制庫房溫、濕度是防蟲防霉的有效措施。

　　國家規(guī)定保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14～24℃，相對濕度為45﹪～60﹪，只要將溫、濕度控制在適當(dāng)范圍內(nèi)，人為造成一個不適合霉菌和蟲害生長的環(huán)境，就可以起到保護檔案的效果。

　　有條件的單位可以安裝溫、濕度自動控制系統(tǒng)來控制庫房的溫、濕度，而不具備這樣條件的，可以采用密閉和通風(fēng)的辦法來調(diào)節(jié)庫內(nèi)的溫、濕度。

　　浙江是個高溫季節(jié)溫度高，年降雨量大，而且有潮濕的梅雨季節(jié)的地區(qū)，因此，密閉顯得尤為重要。

　　庫房密閉的重點是門窗，窗戶最好設(shè)為雙層，如果門窗過大，縫隙過多，可以在邊沿嵌以絨布條、毛氈條，鐵門、鐵窗可以嵌橡皮條，為防止人員進出庫房時潮濕空氣的侵入，可以在門口增設(shè)門簾。

　　對于一些很珍貴的檔案，可以在溫濕度適合的條件下，裝入密閉柜中，并用膠布嚴密地將縫隙封起來。

　　通風(fēng)則要以當(dāng)時當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)力、風(fēng)向作為參考，有組織有計劃地進行。

　　3.防光、防有害生物

　　光線會使檔案發(fā)生氧化，因此，庫房應(yīng)少窗，且要用質(zhì)地厚密的窗簾遮擋，以防止強光射入。

　　紫外線對檔案的破壞力很大，庫房和閱覽室的人工照明應(yīng)接近天然光色溫，燈具應(yīng)有防紫外線措施。

　　對于不具備恒溫、恒濕條件的庫房，須按規(guī)定放置防霉防蟲藥，并定期更換。

　　每年對庫內(nèi)檔案進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)被霉菌和蟲害侵襲的，要及時作滅菌殺蟲處理，以免對其它檔案造成影響。

　　三、注意檔案的日常利用

　　對于檔案室，檔案利用是一項常規(guī)工作。

　　但一些利用者往往缺乏檔案保護意識和基本常識，使檔案遭到不同程度的損壞。

　　為降低人為因素對檔案的損毀，我們可以采取下列措施來保障對檔案的安全保護：一是制定嚴格的規(guī)章制度，在利用者利用前進行明示，對造成損毀的按規(guī)定進行嚴肅處理;二是利用現(xiàn)代化設(shè)備，向利用者提供機檢、縮微或復(fù)制件利用;三是編制多種檢索工具，提高檔案的查找效率;四是加強編研工作，編輯大事記、專題性文件匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯集等編研材料，以備查用。

　　檔案室的檔案保護工作是一項細致而又艱巨的任務(wù)，檔案人員應(yīng)加強責(zé)任心，并因地制宜，采取一切可以使用并行之有效的辦法，使檔案得到妥善的保護。

　　檔案工作是一項橫貫百業(yè)的重要的基礎(chǔ)工作。

　　新的時代賦予檔案工作新的發(fā)展機遇，新的發(fā)展空間，同時也向檔案工作揭示了新的發(fā)展課題，提出了新的發(fā)展要求。

　　檔案工作只有惟新是圖，奮發(fā)有為，才能不辱使命，建功立業(yè)，為全面實現(xiàn)小康社會的奮斗目標(biāo)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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