亚洲黄色高清电影|国产精品V无码A片在线看吃奶|亚洲色图视频二区|综合97色色色色婷婷|激情在线一区国产精品不|99人妻在线精品|欧美一级片免费在线播放|全球最大成人色情网站|哪里有A片看在线无码高清|在线免费在线观看黄片网站

檔案管理畢業(yè)論文

檔案的提供利用要求及途徑論文

時(shí)間:2023-03-31 01:08:22 檔案管理畢業(yè)論文 我要投稿
  • 相關(guān)推薦

檔案的提供利用要求及途徑論文(通用10篇)

  論文常用來(lái)指進(jìn)行各個(gè)學(xué)術(shù)領(lǐng)域的研究和描述學(xué)術(shù)研究成果的文章,簡(jiǎn)稱之為論文。它既是探討問(wèn)題進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的一種手段,又是描述學(xué)術(shù)研究成果進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的一種工具。它包括學(xué)年論文、畢業(yè)論文、學(xué)位論文、科技論文、成果論文等。下面是小編精心整理的檔案的提供利用要求及途徑,歡迎大家分享。

檔案的提供利用要求及途徑論文(通用10篇)

  檔案的提供利用要求及途徑論文 篇1

  [摘要]

  檔案工作的根本目的就是開(kāi)發(fā)檔案信息資源,服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

  檔案利用工作是達(dá)到這一目的的直接途徑,所以,檔案利用工作是檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié),在整個(gè)檔案工作中占有極為重要的地位。

  [關(guān)鍵詞]

  檔案;提供利用;要求;途徑

  檔案提供利用工作是檔案館(室)通過(guò)一定的方式和方法提供檔案為利用者利用,為社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作,習(xí)慣上亦稱檔案利用工作。

  其內(nèi)容基本上包括兩個(gè)部分:一是準(zhǔn)備檔案檢索工具,介紹和報(bào)道檔案館(室)保存檔案的內(nèi)容和成分,為提供利用做好準(zhǔn)備。

  二是通過(guò)各種方式和手段提供檔案為社會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù),這是目前檔案利用工作的核心。

  一、檔案利用工作的要求

  1、有正確的服務(wù)觀念,良好的服務(wù)態(tài)度

  服務(wù)性是檔案工作的基本屬性之一,是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本原因。

  因此,檔案工作者要樹(shù)立服務(wù)觀念,改變檔案服務(wù)的被動(dòng)狀況。

  變過(guò)去你上門我服務(wù)的被動(dòng)服務(wù)為積極尋找信息的主動(dòng)服務(wù),同時(shí)努力提高服務(wù)水平;端正服務(wù)態(tài)度,熱情、主動(dòng)、負(fù)責(zé),熟悉自已的服務(wù)對(duì)象,依據(jù)自己的服務(wù)市場(chǎng),深入了解廣大利用者的需求,及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地為利用者提供有價(jià)值的檔案信息。

  2、充分研究和了解社會(huì)需要,熟悉館(室)藏檔案

  (1)職能機(jī)構(gòu)辦事人員的利用需求

  與其所承擔(dān)的業(yè)務(wù)工作任務(wù)相適應(yīng)。

  他們經(jīng)常需要利用具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用的檔案,其利用需求往往以特定的某份文件為對(duì)象,具有較強(qiáng)的專指性。

  由于具體工作十分復(fù)雜,這類用戶的需求往往帶有較明顯的隨機(jī)性,并且對(duì)利用時(shí)間有著嚴(yán)格的要求。

 。2)中樞秘書機(jī)構(gòu)辦事人員的利用需求

  具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性、全面性特征。

  由于這類用戶要幫助領(lǐng)導(dǎo)者制訂計(jì)劃、做出決策、組織生產(chǎn)、協(xié)調(diào)工作,所以,他們必須掌握大量的、系統(tǒng)的回溯性檔案信息材料。

 。3)領(lǐng)者導(dǎo)利用需求

  表現(xiàn)出以下兩個(gè)突出的特點(diǎn):

  ①他們對(duì)檔案信息的利用需求具有濃縮性的特征。

  如向上級(jí)部門匯報(bào)工作時(shí),他們需要查考?xì)v年的基礎(chǔ)數(shù)字及某些重要問(wèn)題的處理信息材料。

  這類需求不是直接用檔案原件就可以滿足的,它需要檔案工作者或文秘人員對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、提煉;

 、陬I(lǐng)導(dǎo)者的檔案需求,具有間接性的特征。

  多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者受到工作時(shí)間的限制和檔案相關(guān)信息分散性的影響,往往不能親自到檔案室查閱檔案,而是通過(guò)文秘人員間接地實(shí)現(xiàn)其需求。

  為此,檔案室工作人員應(yīng)主動(dòng)了解和掌握有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的需求動(dòng)向,結(jié)合單位的工作或生產(chǎn)計(jì)劃及工作任務(wù),為這類用戶提供及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)。

 。4)基層管理者對(duì)檔案信息的需求

  基層管理者主要從事業(yè)務(wù)管理、事務(wù)性工作。

  其利用特點(diǎn)是:

  ①需要具體、詳細(xì)、實(shí)用性強(qiáng)的信息,能對(duì)具體工作給予幫助。

  檔案人應(yīng)編制詳細(xì)的檢索工具,以方便查詢。

 、谛枰P(guān)于管理對(duì)象的有關(guān)信息,范圍相對(duì)固定,如會(huì)計(jì)人員利用會(huì)計(jì)檔案、銷售人員利用銷售檔案。

 、壑饕闷髽I(yè)內(nèi)部信息,且比較有規(guī)律,檔案人員應(yīng)注意其利用規(guī)律,有針對(duì)性地開(kāi)展工作。

  (5)科研人員檔案需求

 、僭敢饫迷疾牧希

 、诓槿室蟊容^高;

 、蹠r(shí)間上相對(duì)較寬松。

  (6)工程技術(shù)人員檔案需求

  從檔案信息的性質(zhì)來(lái)講,要求具有針對(duì)性強(qiáng)和內(nèi)容具體的檔案,如查找某個(gè)具體的圖形、數(shù)據(jù)、報(bào)表等;從檔案信息的內(nèi)容來(lái)講,比較注意專利文獻(xiàn)和標(biāo)準(zhǔn)化材料,需要同類課題、同類項(xiàng)目或同行業(yè)的最新信息;在利用時(shí)間上,要求迅速和及時(shí)。

  熟悉館藏是檔案人員的基本功,更是開(kāi)展好服務(wù)的前提。

  熟悉館藏,就是熟悉檔案館(室)保存檔案的內(nèi)容、成分、數(shù)量以及存放的庫(kù)房位置;熟悉每一個(gè)全宗檔案的形成、整理狀況以及全宗之間、全宗群之間的有機(jī)聯(lián)系;熟悉每一個(gè)全宗檔案的利用價(jià)值。

  尤其對(duì)那些重點(diǎn)全宗和珍貴檔案更需“如數(shù)家珍”。

  3、正確處理基礎(chǔ)工作與利用工作的關(guān)系

  檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與檢索等工作是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ),利用工作是在此基礎(chǔ)上提供檔案為社會(huì)服務(wù)的`環(huán)節(jié)。

  基礎(chǔ)工作為利用工作提供物質(zhì)保障,創(chuàng)造工作條件。

  沒(méi)有基層工作就無(wú)法開(kāi)展利用工作。

  利用工作直接體現(xiàn)檔案工作的目的與方向。

  它反映了基礎(chǔ)工作的成果,也向基礎(chǔ)工作提出要求,沒(méi)有利用工作、基礎(chǔ)工作就失去了存在的意義和工作目標(biāo)。

  因此,必須妥善處理好它們之間的關(guān)系,既要重視基礎(chǔ)工作,又要看視利用工作,既不能重管輕用,也不能重用輕管。

  4、正確處理利用與保密的關(guān)系

  從根本上講,檔案的提供利用和保密是―致的,都是為了更好地發(fā)揮檔案對(duì)學(xué)位與社會(huì)的積極作用。

  保密的目的,也是為了更好的利用檔案信息資源。

  保密只是相對(duì)地把檔案的使用限制在一定的范圍內(nèi),而且隨著社會(huì)的發(fā)展和環(huán)境條件的變化,檔案保密的等級(jí)、范圍、對(duì)象等也在不斷地發(fā)生變化;為了合理地處理好兩者間的關(guān)系,首先,必須澄清思想,肅清長(zhǎng)期流行的“左”的“利用危險(xiǎn),保密保險(xiǎn)”的錯(cuò)誤思想;相反,檔案開(kāi)放后出現(xiàn)的“檔案無(wú)密可!钡乃枷雰A向,也是非常有害的。

  其次,要適時(shí)地研究、審查檔案的內(nèi)容,依法開(kāi)展檔案的解密、降密工作,減少繁瑣的利用、審核手續(xù),方便廣大檔案用戶的正常利用。

  檔案在什么情況下可以提供利用,在什么情況下需要保密和控制使用,都必須服從黨和國(guó)家及人民的根本利益,在這個(gè)大前提下,將兩者有機(jī)地統(tǒng)一起來(lái)。

  二、檔案提供利用的途徑

  1、通過(guò)提供檔案原件,滿足檔案用戶的利用需要開(kāi)辟閱覽室,讓檔案用戶查閱所需的檔案原件,但比較珍貴的檔案原件及容易損壞的歷史檔案,則不宜通過(guò)這種途徑直接提供給有關(guān)的檔案用戶使用。

  檔案一般不借出館外使用。

  但在某些特殊情況下,為了照顧黨政領(lǐng)導(dǎo)工作上的方便或必須使用原件作證時(shí),也可以暫時(shí)借出使用。

  檔案的外借使用,要有嚴(yán)格的制度,必須經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)手續(xù),借出的期限不宜過(guò)長(zhǎng),數(shù)量也應(yīng)有必要的控制。

  出借檔案應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn),借用單位要對(duì)檔案的保密和安全負(fù)責(zé),保證按時(shí)交回。

  檔案收回時(shí)要認(rèn)真細(xì)致的清點(diǎn)檢查,借還檔案要有記錄和簽收手續(xù)。

  2、制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù)

  制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù),是指檔案館根據(jù)檔案用戶的合理需要,以檔案原件或已有的檔案副本為依據(jù),通過(guò)復(fù)制、摘錄等手段,提供檔案復(fù)制品的一種服務(wù)方式。

  制發(fā)檔案復(fù)制品時(shí),對(duì)復(fù)制珍貴及易損檔案應(yīng)嚴(yán)格控制;復(fù)制應(yīng)履行一定的審批手續(xù),復(fù)制后應(yīng)對(duì)照原件認(rèn)真校對(duì);必要時(shí)還應(yīng)注明檔案復(fù)制件的出處,并加蓋檔案館的印章。

  此外,檔案館應(yīng)對(duì)制發(fā)復(fù)制本的范圍、審批權(quán)限等作出明確規(guī)定。

  3、通過(guò)提供檔案信息加工品,滿足檔案用戶的利用需求

  編寫大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介、專題概要、年鑒、圖冊(cè)、圖集、科技成果簡(jiǎn)介,制發(fā)檔案證明,編纂各種檔案史料書籍等。

  4、檔案展覽與陳列

  檔案展覽與陳列服務(wù),是指檔案收藏部門按照一定的主題,以展出檔案原件或其復(fù)制品的方式系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種具體服務(wù)方式。

  5、制發(fā)檔案證明服務(wù)

  檔案證明是指檔案館根據(jù)有關(guān)檔案用戶的詢問(wèn)和申請(qǐng),為核查某種事實(shí)在館藏檔案中記載情況而摘抄編寫的一種書面證明材料。

  制發(fā)檔案證明,是檔案收藏部門開(kāi)展檔案提供利用服務(wù)的方式之一。

  有些單位和公民,為了解決、處理或研究實(shí)際工作中的某些問(wèn)題,常常需要檔案館為之提供有關(guān)的檔案信息,以便證實(shí)和核查有關(guān)事項(xiàng)在檔案中的原始記錄情況。

  在這種情況下,檔案館(室)就可以依據(jù)檔案用戶的合法申請(qǐng)或詢問(wèn),為他們提供制發(fā)檔案的證明服務(wù)。

  6、檔案目錄信息服務(wù)

  檔案目錄是聯(lián)系檔案用戶與檔案館(室)的一個(gè)重要橋梁。

  檔案用戶只有借助于一定的檔案目錄信息,才能順利地實(shí)現(xiàn)其利用需要。

  由于檔案信息的特殊性,許多館藏在檔案館(室)必須采取一定的服務(wù)方式,消除檔案用戶的需求障礙,促進(jìn)其利用需求的產(chǎn)生與實(shí)現(xiàn)。

  實(shí)踐表明,印發(fā)、出版、交換檔案目錄,是一種有效地解決問(wèn)題,提高庫(kù)藏檔案利用率的服務(wù)方式。

  在檔案館工作中,檔案工作者可在了解社會(huì)利用需求的特點(diǎn)、發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上,有計(jì)劃地出版檔案目錄、索引、指南等檔案信息材料、有效地幫助檔案用戶了解館藏檔案信息資源狀況,引導(dǎo)檔案用戶順利地查找檔案。

  檔案的提供利用要求及途徑論文 篇2

  檔案利用服務(wù)是檔案界一直以來(lái)關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。在專業(yè)方面,它是檢驗(yàn)檔案保管和編研等各環(huán)節(jié)工作質(zhì)量并推進(jìn)其發(fā)展的主導(dǎo)性環(huán)節(jié),代表著檔案工作的根本目的;在社會(huì)方面,它是檔案工作與社會(huì)聯(lián)系的窗口,是滿足社會(huì)需求、實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)社會(huì)功能的基本途徑。公共管理形勢(shì)下的時(shí)代在進(jìn)步,人們對(duì)檔案的利用需求越來(lái)越多,對(duì)服務(wù)要求也越來(lái)越高,對(duì)于檔案相關(guān)工作者來(lái)說(shuō),需要主動(dòng)適應(yīng),才能更好地應(yīng)對(duì)新時(shí)期的挑戰(zhàn)。

  一、公共管理視閾下開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作的必要性

  1.信息社會(huì)發(fā)展的客觀要求。為了適應(yīng)當(dāng)下瞬息萬(wàn)變的社會(huì),幾乎各個(gè)行業(yè)都與信息化有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系,這種客觀因素?zé)o論是誰(shuí)都無(wú)法回避。在信息化社會(huì)中,檔案信息資源更加多元化,不僅僅局限于最初的紙質(zhì)檔案,還融入了聲像檔案、電子檔案等載體形式的檔案,人們利用檔案的形式更加多樣,檔案利用服務(wù)工作的開(kāi)展更為廣泛,檔案事業(yè)取得的進(jìn)步也更加迅猛。

  2.檔案事業(yè)建設(shè)的主觀要求。信息時(shí)代的檔案事業(yè)需要提升自身的高度,增強(qiáng)其在社會(huì)上的認(rèn)可度,需要從其利用服務(wù)方面來(lái)加強(qiáng)。檔案各項(xiàng)管理工作對(duì)于檔案信息資源的處理更接近于信息化,而想要真正立足于與其他各個(gè)部門各項(xiàng)工作競(jìng)爭(zhēng)的不敗之地,檔案工作者就必須為更多的社會(huì)公眾服務(wù),就必須從提供利用服務(wù)著手,總結(jié)以往的工作經(jīng)驗(yàn),吸收更廣泛的工作技巧,制定出更加方便快捷的工作方案,將提供利用服務(wù)工作做更好,為更多的人所熟知、所稱贊。

  3.檔案部門進(jìn)步的必然選擇。在信息社會(huì)的客觀要求和檔案事業(yè)的主觀要求下,檔案部門想要取得更大的進(jìn)步,還需要更大的認(rèn)知度和認(rèn)可度。盡管時(shí)代在進(jìn)步,但是檔案這一資源對(duì)于絕大多數(shù)人來(lái)說(shuō),依舊是相當(dāng)陌生的。檔案部門需要開(kāi)展各項(xiàng)宣傳活動(dòng),盡可能地使檔案走進(jìn)尋常百姓家,使人們打破常規(guī)觀念,重新認(rèn)識(shí)檔案,積極利用檔案,從中得到收獲,從而轉(zhuǎn)變看法,并彼此宣揚(yáng),使檔案的利用服務(wù)更加深入、廣泛,最大化地發(fā)揮檔案的價(jià)值,讓其真正地做到取之于民用之于民。社會(huì)的進(jìn)步、檔案事業(yè)的進(jìn)步以及檔案部門的進(jìn)步,都與檔案利用服務(wù)工作相互影響相互作用不可分離。

  二、檔案利用服務(wù)的發(fā)展現(xiàn)狀和挑戰(zhàn)

  (一) 我國(guó)檔案利用服務(wù)的發(fā)展現(xiàn)狀

  1.利用價(jià)值凸顯。我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的發(fā)展變化,使得各個(gè)行業(yè)對(duì)檔案價(jià)值和作用的認(rèn)識(shí)有所提升,檔案利用服務(wù)越來(lái)越受到重視。檔案利用目的呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn),利用價(jià)值也越來(lái)越廣泛,從過(guò)去基本的行政管理和編史修志,逐步擴(kuò)展為學(xué)術(shù)研究、工作利用、宣傳教育、經(jīng)濟(jì)建設(shè)甚至維護(hù)自身權(quán)益等諸多方面,涉及公民生活的方方面面,人們從利用服務(wù)中感受到了檔案自身的價(jià)值魅力。

  2.利用群體廣泛。公共管理視閾下,檔案用戶的群體呈現(xiàn)出日益廣泛的趨勢(shì)。過(guò)去,利用檔案的用戶以機(jī)關(guān)工作人員和史學(xué)研究者為主。而現(xiàn)在,用戶的范圍已經(jīng)不斷擴(kuò)大,不僅包括企、事業(yè)單位的管理者,機(jī)關(guān)的工作人員,還有科研人員、文藝和教育工作者,甚至普通公民以及在校學(xué)生們也包括在內(nèi)。當(dāng)然,這也從一個(gè)側(cè)面說(shuō)明了我國(guó)的檔案利用服務(wù)工作已經(jīng)引起了社會(huì)各界的關(guān)注,利用群體也將越來(lái)越廣泛,人們對(duì)檔案的利用也將越來(lái)越普及。

  3.利用需求豐富。由于檔案利用群體十分廣泛,而且利用目的各有千秋,因此檔案的利用需求變得非常豐富:一是利用者查檔的范圍和內(nèi)容涉及面廣、時(shí)間跨度大,利用目的不同,使得用戶查檔的內(nèi)容和范圍非常廣泛;二是利用者查檔的節(jié)奏不斷加快,利用需求更加急迫;三是利用者查閱檔案的針對(duì)性較強(qiáng),對(duì)檔案的查準(zhǔn)率和查全率要求比較高;四是利用方式復(fù)雜、形式多樣,包括咨詢服務(wù)、編輯出版、制作交互式光盤、網(wǎng)上自助查詢、信息交流、宣傳報(bào)道等等。

  (二) 我國(guó)檔案利用服務(wù)存在的問(wèn)題

  1.觀念制度趨老態(tài)。檔案利用服務(wù)工作在思想觀念上體現(xiàn)為很落后,在檔案制度上也體現(xiàn)得較為陳舊。檔案利用依然只是更多地為本單位本機(jī)關(guān)相關(guān)工作所服務(wù),而忽略了更多的用戶群體,人們的觀念依然墨守成規(guī),致使檔案利用服務(wù)至今沒(méi)有表現(xiàn)出很好的發(fā)展勢(shì)頭。思想的老舊,制度的落后,使得檔案工作還是保持在重保管輕利用的階段。利用者沒(méi)能更貼切地了解檔案,管理者沒(méi)能很好地做好宣傳服務(wù)工作,檔案利用處于相對(duì)尷尬的境地。所以,急需我們打破傳統(tǒng),打開(kāi)大門,主動(dòng)提供利用服務(wù)。

  2.館藏建設(shè)受局限。從收集范圍看,我國(guó)大多數(shù)檔案部門中收集保存本機(jī)構(gòu)的檔案比較多,而那些非官方形成的檔案卻較少;從收集內(nèi)容看,記載公務(wù)性檔案居多,貼近百姓生活和地方特色的私人檔案較少;從收集門類看,多數(shù)為紙質(zhì)檔案,其他載體形式的檔案則甚少。而且還可以看出,基本上檔案部門比較重視文書、科技和專業(yè)方面的檔案,對(duì)于包括實(shí)物、聲像等方面的檔案都不夠重視。事實(shí)上,大多數(shù)公民很難查詢到直接反映個(gè)人經(jīng)歷的檔案,單一的館藏信息,使檔案館的館藏盡失吸引力和民心,其局限性給檔案的利用也帶來(lái)了一定的局限。

  3.技術(shù)手段顯落后。檔案工作發(fā)展到現(xiàn)在,我國(guó)大多數(shù)的管理部門對(duì)于檔案的接收依然多以紙質(zhì)檔案為主,對(duì)于新型載體形式的檔案的接收還很少。在信息化日漸彌漫的今天,我們這種單一的檔案形式根本無(wú)法支撐整個(gè)檔案事業(yè)來(lái)適應(yīng)這個(gè)社會(huì)。在對(duì)現(xiàn)存檔案信息資源的技術(shù)操作層面,我們只是單純的手工作業(yè),效率非常低。公共管理下我們的檔案資源越來(lái)越多,也將越來(lái)越復(fù)雜,如果不能及時(shí)創(chuàng)新,而繼續(xù)使用現(xiàn)有的傳統(tǒng)的技術(shù)手段的話,我們的檔案事業(yè)的發(fā)展將受到更多更大的'制約而無(wú)法正常前行。

  4.利用效果不理想。我國(guó)檔案提供利用服務(wù)的效果依然很不理想、提供服務(wù)的方式還是很單一的,即以被動(dòng)等待為主。檔案工作沒(méi)有能很好地把握住科學(xué)技術(shù)進(jìn)步、信息化的發(fā)展所帶來(lái)的機(jī)遇。檔案管理工作人員缺乏積極主動(dòng)意識(shí),檔案管理工作缺乏宣傳力度和廣度。

  5.電子檔案多風(fēng)險(xiǎn)。信息化時(shí)代,電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理各個(gè)階段都受到了相應(yīng)的影響,檔案利用服務(wù)也不例外。虛擬網(wǎng)絡(luò)的不確定性,使得電子檔案工作存在很多風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案不僅會(huì)受到外在的保存環(huán)境的影響,還會(huì)受到內(nèi)在的病毒的威脅,會(huì)使檔案的完整、原始、安全等方面受到質(zhì)疑。在這個(gè)人人喊著“大數(shù)據(jù)”的時(shí)代,電子檔案只會(huì)更多而不會(huì)減少,所以這些風(fēng)險(xiǎn)絕對(duì)不容小覷。

  三、公共管理視閾下檔案利用服務(wù)的發(fā)展前景

  1.更新服務(wù)理念。檔案管理相關(guān)部門的工作人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的服務(wù)觀念,充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性,轉(zhuǎn)變自身意識(shí),變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),更多關(guān)注與相關(guān)行業(yè)相關(guān)部門的聯(lián)系,更多培服務(wù)能力。當(dāng)然,工作人員還可以適當(dāng)?shù)貙?duì)其工作作出調(diào)整,不只是坐等利用者上門,還可以主動(dòng)進(jìn)行檔案宣傳和檔案開(kāi)放服務(wù),使檔案為更多的人所認(rèn)知、所熟悉、所傳播。

  2.豐富館藏內(nèi)容。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看,我國(guó)檔案利用服務(wù)工作將越來(lái)越趨于公眾化。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)以滿足公眾需求為目標(biāo)來(lái)豐富館藏內(nèi)容。一方面,應(yīng)盡可能地把反映社會(huì)生活、對(duì)人們生活有利用價(jià)值的檔案收歸館藏;另一方面,應(yīng)有廣度、有深度地確定收集范圍,加大接收和征集的力度,調(diào)整方向,使館藏更接近公眾化,以適應(yīng)更多公眾不同的需求。

  3.創(chuàng)新技術(shù)手段。隨著檔案數(shù)目增多和電子檔案的增加,創(chuàng)新技術(shù)手段已經(jīng)刻不容緩。當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)要求我們通過(guò)運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù),使用新知識(shí)新工具,創(chuàng)造新價(jià)值,使檔案為公眾提供更多服務(wù)。過(guò)去老舊的技術(shù)手段根本無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的步伐,更無(wú)法滿足信息化的要求。檔案利用服務(wù)也需要建設(shè)自己的創(chuàng)新型和服務(wù)型產(chǎn)業(yè),借助于數(shù)字化手段,打造自己的文化產(chǎn)業(yè),豐富檔案利用形式,讓檔案服務(wù)常態(tài)化。

  4.優(yōu)化利用功能。信息社會(huì)發(fā)展到現(xiàn)在,公共部門都在竭盡全力地向社會(huì)公眾展示著自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì),檔案部門也應(yīng)當(dāng)變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)開(kāi)放,以館藏檔案資源為基礎(chǔ),在已有服務(wù)的基礎(chǔ)上,拓展利用檔案更好地服務(wù)社會(huì)的功能,更多渠道、更多途徑地吸引更多的公民,以更多形式來(lái)盡量發(fā)揮更積極的社會(huì)效應(yīng)。在服務(wù)社會(huì)的內(nèi)容上,要貼近公眾的需要,在服務(wù)社會(huì)的形式上,要便于公眾的參與。

  5.發(fā)展數(shù)字管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代,信息技術(shù)的發(fā)展,給檔案工作也提出了數(shù)字化的要求。紙質(zhì)檔案的那些傳統(tǒng)的管理模式以及無(wú)法完全適應(yīng)檔案形式發(fā)展演變的過(guò)程,無(wú)紙化和電子化占據(jù)各行各業(yè)工作的重心。對(duì)于檔案利用服務(wù)工作來(lái)說(shuō),更應(yīng)該將計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)運(yùn)用到檔案管理甚至利用中來(lái),建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù),將自動(dòng)化和智能化引入到人們的生活中來(lái),提升檔案利用服務(wù)工作的效率,促進(jìn)檔案信息資源的傳播。

  檔案的提供利用要求及途徑論文 篇3

  摘要:修史工作需要檔案工作者提供系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案利用服務(wù)。這就需要檔案工作者熟悉館藏,甄別檔案資料,具備多種技能,掌握多方面的檔案檢索和利用工具,能有效開(kāi)展檔案利用服務(wù)。

  關(guān)鍵詞:修史;檔案管理;檔案利用

  引言:

  檔案工作的目的在于利用!進(jìn)入新世紀(jì),在信息技術(shù)的引領(lǐng)下,航空工業(yè)企事業(yè)單位的檔案管理工作有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。各種檔案、技術(shù)資料信息系統(tǒng)的建立,各種通用數(shù)據(jù)庫(kù)、專題數(shù)據(jù)庫(kù)的打造,極大地推動(dòng)了企事業(yè)單位檔案、資料專業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展。也為航空工業(yè)檔案工作水平的不斷提高提供了數(shù)據(jù)運(yùn)用、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析和知識(shí)服務(wù)支撐,同時(shí)也使檔案利用呈現(xiàn)了多方位、多用途、多方法、多手段的功能,為檔案利用服務(wù)創(chuàng)造了良好的條件。航空工業(yè)利用檔案修史工作就具體體現(xiàn)了這一點(diǎn)。中國(guó)航空工業(yè)認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的路線方針政策,在20世紀(jì)80年代修史的基礎(chǔ)上,從2012年開(kāi)始,開(kāi)展了新一輪航空工業(yè)史的編修工作,逐步推動(dòng)了中國(guó)航空工業(yè)總史、系統(tǒng)史、專題史、企事業(yè)單位史、型號(hào)史和以《老照片》為代表的史料編修工作。這些工作,離不開(kāi)史料的收集,史料的征集,檔案收集、甄別、選用工作。修史工作的開(kāi)展,也為檔案管理和檔案利用創(chuàng)造了條件,提升了空間、拓展了利用范圍和展現(xiàn)了檔案利用工作的成果。

  1、求真務(wù)實(shí),是修史工作的基本要求

  修史工作需要檔案工作者提供系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案利用服務(wù)。航空工業(yè)修史工作,是一項(xiàng)系統(tǒng)的文化工程。不管是航空工業(yè)總史、專業(yè)系統(tǒng)史、專題史、型號(hào)史還是其他修纂工作,都離不開(kāi)檔案的提供利用。這對(duì)檔案工作者充分熟悉館藏、提高檢索效率、開(kāi)展編研工作,都具有很好的促進(jìn)作用。

  1.1熟悉館藏,仍是檔案工作者基本素養(yǎng)熟悉館藏,才能有效地利用館藏。在修史的過(guò)程中,會(huì)大量地利用到各門類的檔案、企事業(yè)單位史,會(huì)利用到文書檔案中黨務(wù)檔案、政務(wù)檔案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、上下行文等等。這些檔案中,各類會(huì)議紀(jì)要、大事記、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等在修史中,對(duì)于理清歷史事件脈絡(luò)、決策程序和內(nèi)容、改革程序和做法、人與事的基本情況都有清晰的記載。而型號(hào)定型檔案中,定型報(bào)告會(huì)把型號(hào)立項(xiàng)、研制過(guò)程、重大事件時(shí)間內(nèi)容信息,結(jié)果和評(píng)價(jià)都有完整的敘述。而基本建設(shè)檔案,把配套型號(hào)的建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、建設(shè)內(nèi)容、面積、設(shè)備、安裝調(diào)試和投入使用記錄等完整地記錄下來(lái)。通過(guò)梳理,就可得到修史所需的基本素材,加上人員信息和作用、評(píng)價(jià),結(jié)合科研項(xiàng)目和科技課題信息,就可以把建設(shè)項(xiàng)目技術(shù)水平提高的途徑等情況梳理清楚。同時(shí),結(jié)合照片的使用,更能較全面地描繪出整個(gè)歷史發(fā)展的面貌。要達(dá)到以上目的,需要檔案管理人員具備全面的檔案管理知識(shí),對(duì)檔案門類和檔案內(nèi)容非常熟悉,以達(dá)到修史有需求、檔案能滿足的目標(biāo)。同時(shí),由于現(xiàn)在檔案工作者只負(fù)責(zé)一個(gè)或幾個(gè)門類的檔案,不能全面了解館藏,文檔與科檔之間不能充分溝通協(xié)調(diào),對(duì)有效和全面利用檔案也提出了挑戰(zhàn)。

  1.2甄別檔案資料,提供準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù),是檔案工作者必備的條件數(shù)十年甚至近百年的檔案資料,門類多、數(shù)量大、介質(zhì)不同,都是歷史發(fā)展的原始記錄。由于年代久遠(yuǎn),制成材料不同,其歷史性雖不容懷疑,但其準(zhǔn)確性仍可商榷。數(shù)十年的技術(shù)發(fā)展,檔案材料仍有系統(tǒng)性準(zhǔn)確性不佳的問(wèn)題。用于修史,如果準(zhǔn)確性有問(wèn)題,必對(duì)史料的真實(shí)性產(chǎn)生影響。檔案形成的材料中,有當(dāng)年手寫的、有鉛字打印的、有電傳打印的、有計(jì)算機(jī)打印的,由于自動(dòng)化程度不同、手工的失誤,雖當(dāng)時(shí)經(jīng)過(guò)審校,仍有很多錯(cuò)誤、錯(cuò)字、筆誤等問(wèn)題,需要檔案工作者通過(guò)多種方法進(jìn)行甄別。比如,有的鉛印的打字統(tǒng)計(jì)報(bào)表中,存在單位統(tǒng)計(jì)由“萬(wàn)元”,誤打?yàn)椤叭f(wàn)美元”的,有把姓名的'拼音打錯(cuò)打誤的,年代久遠(yuǎn)了,就會(huì)“以訛傳訛”。雖然不是很大的謬誤,但一旦入史,輕則“貽笑大方”,重則影響修史質(zhì)量!這就要求檔案工作者,具備甄別檔案能力,既要熟悉館藏,也要對(duì)歷史檔案和歷史背景有多方面的了解,只有長(zhǎng)期積累和不斷學(xué)習(xí)實(shí)踐,才能逐步具備這些條件。

  1.3信息技術(shù)運(yùn)用的不平衡,需要檔案工作者具備多種技能,有效開(kāi)展檔案利用服務(wù)隨著信息技術(shù)運(yùn)用水平不斷提升,越來(lái)越多的企事業(yè)單位運(yùn)用信息交互技術(shù)、檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)建立及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和縮微技術(shù)提升檔案管理水平。但由于各單位應(yīng)用信息技術(shù)水平各不相同,出現(xiàn)了重開(kāi)發(fā)、輕利用,重成果、輕基礎(chǔ),重全文、輕著錄的情況。這對(duì)檔案利用,特別是修史過(guò)程中有效檢索,帶來(lái)了不利影響。例如,開(kāi)發(fā)檔案信息系統(tǒng)時(shí),比較重視信息提供利用的覆蓋面,讓多數(shù)人在線通過(guò)檢索目錄查找檔案,由于著錄不全或不系統(tǒng),一般應(yīng)用不能及時(shí)準(zhǔn)確查到檔案,可能會(huì)由于時(shí)間緊迫轉(zhuǎn)而采用別的辦法查找利用。但修史不同,修史是建立在有事實(shí)依據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的梳理、總結(jié)、提煉工作。史從事出,必須以原始檔案為依據(jù)。如果著錄不全,查找不到原始檔案,是不能做出歷史結(jié)論的。尤其是照片檔案,因?yàn)樾奘愤^(guò)程中需要相關(guān)圖片,如果歷史久遠(yuǎn),照片檔案著錄又不齊全準(zhǔn)確,不能判斷照片的具體內(nèi)容、人物和事件,就會(huì)給修史帶來(lái)重要影響。這就要求檔案工作者,不但熟練掌握現(xiàn)有信息系統(tǒng)的檢索方法,還要具備特別的技能,能根據(jù)線索,應(yīng)用縮微靶標(biāo)檢索、通過(guò)文本目錄檢索、運(yùn)用出版物內(nèi)容檢索,甚至根據(jù)檔案中某個(gè)線索,提出查找聯(lián)系人、當(dāng)事人進(jìn)行回憶,想盡一切辦法滿足修史的需要。同時(shí),要求檔案部門在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)后,加大存量檔案信息的電子化工作,確保館藏檔案逐步電子化并著錄完整,為利用服務(wù)創(chuàng)造條件。

  2、注重史料挖掘

  開(kāi)展檔案編研注重史料挖掘。開(kāi)展檔案編研,是檔案工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,需要檔案工作者提升個(gè)人素質(zhì)和能力,拓展檔案利用的層次和水平,進(jìn)行檔案資料匯編、產(chǎn)品簡(jiǎn)介、編寫檔案館指南、基建工程簡(jiǎn)介、大事記等不同形式的編研工作,是檔案利用的重要方法,也是修史的基礎(chǔ)條件。

  2.1重要史料挖掘,要求檔案工作者有較高的眼光和能力重要史料的挖掘,需要檔案工作者熟悉檔案館藏,同時(shí)具備敏銳的思維和較高的眼光,才能在高層次配合修史工作,提升修史工作的水平,為修史和提出歷史評(píng)價(jià)提供堅(jiān)實(shí)的檔案基礎(chǔ)。我們?cè)?jīng)發(fā)現(xiàn),不論是修企業(yè)史還是修型號(hào)史,某些檔案本身只在某一個(gè)方面起到作用,但其檔案作用不能完全反映修史服務(wù)。如在修史過(guò)程中,曾查到中央領(lǐng)導(dǎo)20世紀(jì)80年代初視察某航空企業(yè)指示:企業(yè)也應(yīng)該實(shí)行合同制;工廠職工多,可以實(shí)行三班倒,把工人組織起來(lái)參加培訓(xùn),提高技能。雖然對(duì)修企業(yè)史、型號(hào)史不具有直接的作用,但把這段史料用于軍工史、改革史則會(huì)起到很重要的作用。這就需要檔案管理人員具備很高的素質(zhì),充分理解修史的意義和提供檔案史料參與修史的重要性,通過(guò)平時(shí)檔案編研,為修史提供經(jīng)過(guò)挖掘的、重要的史料。

  2.2掌握多方面的檔案檢索和利用工具檔案管理從20世紀(jì)80年代末,經(jīng)歷了以檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)的基礎(chǔ)管理和現(xiàn)代化管理的發(fā)展歷程。由于技術(shù)進(jìn)步,檔案管理從分散管理向集中統(tǒng)一管理、由基礎(chǔ)管理向現(xiàn)代化管理、由紙介質(zhì)向多媒體介質(zhì)管理、由手動(dòng)檢索向電子檢索手段、由目錄級(jí)向全文級(jí)檢索管理提升。由于檔案從歷史積淀向知識(shí)管理發(fā)展,在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天,如何提供檔案資料為企業(yè)發(fā)展服務(wù)、為修史服務(wù),對(duì)檔案管理人員提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。技術(shù)進(jìn)步和管理水平的提高,為檔案工作提供了便利的同時(shí),也給檔案管理者提出了挑戰(zhàn),特別是對(duì)修史這項(xiàng)檔案利用服務(wù)提出了挑戰(zhàn)。一是要求檔案管理者為了提供利用這個(gè)中心,必須熟悉呈指數(shù)級(jí)擴(kuò)大的檔案館藏;二是一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理者,不但要熟悉館藏,還要掌握不同時(shí)代、不同門類、不同介質(zhì)的檔案,隨技術(shù)進(jìn)步掌握相應(yīng)的檢索方法,達(dá)到為不同對(duì)象服務(wù)的目的;三是除了檔案管理外,還要了解和掌握資料、圖書、報(bào)刊等這些媒體信息的主要內(nèi)容,為修史和其他檔案利用服務(wù)。這些服務(wù)工作,所需的檢索工具多,涉及檔案檢索服務(wù)面大、內(nèi)容龐雜,只有掌握更多的檢索工具,才能真正利用好歷史檔案和當(dāng)前檔案,為修史工作服務(wù)。

  3、結(jié)論

  修史,只是檔案利用的目的之一。隨著航空工業(yè)第二輪大規(guī)模修史的開(kāi)展和大量的修史成果的呈現(xiàn),突出了檔案管理成果對(duì)修史工作的支撐與支持。在修史工作中,也發(fā)現(xiàn)了檔案管理中存在的短板與問(wèn)題。需要在后續(xù)的檔案管理中,不斷運(yùn)用多年來(lái)檔案管理信息化的成果,解決檔案管理提供利用中存在的問(wèn)題,為后續(xù)修史與新的、多方面、多媒體的檔案利用提供服務(wù)。

  檔案的提供利用要求及途徑論文 篇4

  1、檔案安全管理實(shí)施工作思路

  1.1加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè),確保檔案安全

  我們要在組織層面加強(qiáng)檔案安全管理體系建設(shè),為檔案管理工作人員分配任務(wù),實(shí)行管理工作的責(zé)任制,做到明確職責(zé)專人專管,杜絕工作中的疏漏。我們還要從監(jiān)督層面加強(qiáng)檔案安全管理工作,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理工作的監(jiān)督,可以成立專門的對(duì)檔案安全管理工作的監(jiān)督小組,充分重視檔案安全管理工作,不定期的檢查檔案安全管理工作的開(kāi)展,及時(shí)查缺補(bǔ)漏,防微杜漸。另外確立相應(yīng)的檔案安全管理的規(guī)章制度和實(shí)施有力的保護(hù)措施也是十分必要的,可以制定《檔案安全管理工作細(xì)則》《檔案安全管理工作制度》等,由制度來(lái)規(guī)范和約束檔案安全管理工作人員的行為,確保檔案的安全!安慌乱蝗f(wàn),就怕萬(wàn)一”,意外難免發(fā)生,我們還應(yīng)該建立檔案安全管理工作突發(fā)事件的預(yù)警機(jī)制,對(duì)突發(fā)事件要有指定的工作負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)人應(yīng)熟悉檔案室的布局,備有檔案室的鑰匙,能夠做到不慌不忙穩(wěn)重有序地處理事件,最大程度地減少損失。

  1.2加強(qiáng)檔案保管安全,確保檔案完整

  檔案保管工作是檔案安全管理的基礎(chǔ)。檔案保管要做到不丟,把檔案弄丟了肯定要出大問(wèn)題,檔案管理人員一定要認(rèn)真負(fù)責(zé),及時(shí)核對(duì)檔案的數(shù)量,按要求借出、審閱檔案。檔案還不能壞,檔案缺頁(yè)漏頁(yè),字跡不清會(huì)損害檔案的使用率,檔案壞了應(yīng)該及時(shí)修補(bǔ)好,保證檔案的完整。檔案不能散,檔案的保管要集中,一個(gè)人的檔案要裝在一個(gè)檔案袋里,一個(gè)科室的檔案要集中在同一片區(qū)域,不能亂拿亂放,否則會(huì)導(dǎo)致檔案的丟失或者查閱效率低等問(wèn)題。檔案不能亂,檔案的擺放和整理都有相應(yīng)的要求細(xì)則,應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)整齊地?cái)[放,以方便查閱。無(wú)論何時(shí)檔案管理人員都應(yīng)該提高警惕,實(shí)施防范,加強(qiáng)檔案保管安全,認(rèn)真負(fù)責(zé)整理檔案,杜絕檔案的丟、壞、散、亂,確保檔案完整。相應(yīng)的檔案管理部門應(yīng)制定檔案的管理制度和方案,從原則上保證檔案的安全,用規(guī)則約束檔案管理人員的行為,從方方面面都確保檔案的安全,減少人為因素或自然因素對(duì)檔案的破壞。

  1.3加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全,延長(zhǎng)檔案使用壽命

  按照國(guó)家的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),保存檔案的庫(kù)房應(yīng)該單獨(dú)興建。但是一些機(jī)關(guān)單位不具備這樣的條件或者意識(shí),通常把檔案庫(kù)房設(shè)置在辦公樓內(nèi),這樣就會(huì)存在一定的安全隱患。沒(méi)有能力興建單獨(dú)庫(kù)房的,檔案庫(kù)房應(yīng)該與其他的辦公場(chǎng)所分開(kāi),不要設(shè)置在同一個(gè)房間內(nèi),并且檔案庫(kù)房要安裝防盜設(shè)施,如防盜門、防盜窗、警報(bào)器,等等,防止意外發(fā)生。檔案庫(kù)房還應(yīng)該有專門的人員負(fù)責(zé)看管,禁止一切閑雜人等入內(nèi),如果需要進(jìn)入,需要出示有關(guān)部門的證明或介紹信。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)也要做好安全防護(hù),做好“八防”,即防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜。庫(kù)房?jī)?nèi)配備滅火器,確;馂(zāi)發(fā)生時(shí)能及時(shí)滅火;配備溫度計(jì)和干燥劑,防止檔案因潮濕而造成的字跡不清不能利用;配備殺蟲(chóng)劑,防止蟲(chóng)子、老鼠咬壞檔案;配備厚窗簾,防止強(qiáng)光直接照射,過(guò)于干燥的檔案庫(kù)房還要配備加濕器,防止紙質(zhì)檔案自燃;配備清潔工具,定期打掃庫(kù)房,防止過(guò)多的灰塵;配備監(jiān)控設(shè)備和防磁設(shè)備,防止他人盜取或利用一些高科技的電子設(shè)備掃描檔案資料,非法使用。

  1.4加強(qiáng)檔案利用安全,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展

  21世紀(jì)是信息時(shí)代,互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展,企業(yè)利用網(wǎng)絡(luò)這一平臺(tái)取得了更多的發(fā)展。檔案管理也應(yīng)該充分利用電腦技術(shù),熟練應(yīng)用一些辦公軟件,采集、保存和查閱資料,實(shí)現(xiàn)一鍵調(diào)出資料,只要登錄公司相應(yīng)的`系統(tǒng),無(wú)論何時(shí)何地都可以查閱資料,把冗繁復(fù)雜的檔案管理工作變得輕松簡(jiǎn)單,提高辦公效率,促進(jìn)企業(yè)更快更好的發(fā)展。但是互聯(lián)網(wǎng)也有不安全的因素,比如病毒、木馬等,企業(yè)要聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員做好安全保護(hù)工作,防止入侵盜取資料,防止病毒損毀資料。除此之外,企業(yè)應(yīng)更多方面的加強(qiáng)檔案的利用,依據(jù)員工檔案了解職工特點(diǎn),充分發(fā)揮員工的特長(zhǎng),使各司其職,各盡其能;依據(jù)企業(yè)檔案,理清企業(yè)的發(fā)展脈絡(luò),去粗取精,未雨綢繆,找出適合企業(yè)發(fā)展的道路,為企業(yè)規(guī)劃發(fā)展藍(lán)圖。

  2、結(jié)語(yǔ)

  檔案管理安全第一。檔案是信息庫(kù)的生成地,關(guān)乎著企業(yè)和國(guó)家的安全。做好檔案管理安全工作不僅要從體制上嚴(yán)加規(guī)范,從制度上嚴(yán)肅約束,從管理上嚴(yán)格要求,還要強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和防范意識(shí),加強(qiáng)物質(zhì)條件的建設(shè),確保檔案管理工作的順利開(kāi)展,加強(qiáng)檔案的安全和充分利用,促進(jìn)國(guó)家和企業(yè)的發(fā)展。

  檔案的提供利用要求及途徑論文 篇5

  1、農(nóng)業(yè)科技檔案的收集

  1.1制定收集歸檔范圍

  與其他科技研究工作不同的是,農(nóng)業(yè)研究大部分是在田間地頭進(jìn)行,所以農(nóng)業(yè)研究數(shù)據(jù)的內(nèi)容和分類比較復(fù)雜,數(shù)據(jù)采集量大增加了農(nóng)業(yè)科技檔案的形成、積累的難度。這就要求檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況,制訂詳細(xì)的農(nóng)業(yè)科技文件材料歸檔范圍,讓科技人員清楚什么材料需要上報(bào)歸檔。通過(guò)確定收集資料的種類、形式、內(nèi)容等來(lái)強(qiáng)化對(duì)檔案形成過(guò)程的控制,保證資料來(lái)源的完整性和豐富性,以此來(lái)完善科技檔案的收藏。

  1.2定時(shí)收集信息歸檔

  科研工作的內(nèi)在競(jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致一些科研人員為了個(gè)人榮譽(yù)和個(gè)人利益,將在科研工作中一部分科研資料當(dāng)作個(gè)人資源而不及時(shí)歸檔,從客觀上影響了科技檔案歸檔的完整性。并且農(nóng)業(yè)科研周期普遍較長(zhǎng),農(nóng)業(yè)科技信息處理后得到的結(jié)果需要時(shí)間驗(yàn)證,這無(wú)疑延長(zhǎng)了農(nóng)業(yè)科技檔案收集歸檔的時(shí)間。

  因此,就目前的情況來(lái)看,需要制定合理的收集時(shí)間,定期收集農(nóng)業(yè)科技資料歸檔,如每次收集的時(shí)間間隔太長(zhǎng),將導(dǎo)致檔案更新速度過(guò)慢,使最新農(nóng)業(yè)科技信息難以共享。時(shí)間間隔太短又會(huì)增加不必要的人力物力,對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)量的增補(bǔ)不顯著。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)合理的時(shí)長(zhǎng)定時(shí)到各科室收集應(yīng)歸檔的材料,督促有關(guān)人員及時(shí)補(bǔ)辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料,填補(bǔ)信息空白處。

  2、農(nóng)業(yè)科技檔案的保存

  隨著時(shí)代的進(jìn)步,電子信息技術(shù)飛躍發(fā)展,特別是計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用,使得檔案工作由傳統(tǒng)手工操作朝著自動(dòng)化方向轉(zhuǎn)變,檔案的形式也由紙質(zhì)文本、實(shí)物向電子文檔、圖片、和數(shù)據(jù)等形式轉(zhuǎn)變。這樣的轉(zhuǎn)變給檔案的保存提供了極大地便利,對(duì)檔案的保存條件也有了更高的要求。

  2.1將農(nóng)業(yè)科技信息數(shù)字化

  多年來(lái),廣大農(nóng)業(yè)科技人員積累了大量的第一手真實(shí)、有效的科研資料,這些資料大部分是以紙質(zhì)物的形式存在,存放這些資料需要很大的空間。隨著科技的進(jìn)步,通過(guò)將科技檔案進(jìn)行整理、錄入、掃描圖形圖表等一系列工作,把紙質(zhì)文本轉(zhuǎn)化成數(shù)字存放于磁性材料、光盤和硬盤等載體上,除了可以大量節(jié)約存儲(chǔ)空間,還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳送這些資料,極大的'提升了農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率。

  2.2建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

  目前,國(guó)家加大對(duì)農(nóng)業(yè)研究的投入,農(nóng)業(yè)科技信息量不斷增加,傳統(tǒng)手工管理紙質(zhì)檔案的方式已無(wú)法滿足檔案收錄的要求,隨著計(jì)算機(jī)的普及,通過(guò)建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù),可以把傳統(tǒng)紙檔案以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中,方便檔案管理員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,也有利于科研人員通過(guò)搜索關(guān)鍵字迅速準(zhǔn)確獲取信息,不僅提高科研人員工作成效,也提高檔案的利用率,從而加速了科研發(fā)展進(jìn)程。

  2.3配備現(xiàn)代化設(shè)備

  檔案數(shù)字化目前用得最多、效率最高的是掃描法,掃描法是將原始檔案文件放在掃描儀平板上,通過(guò)掃描儀把文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖形輸人計(jì)算機(jī),經(jīng)文字識(shí)別、校對(duì)后,轉(zhuǎn)化為可編輯的數(shù)字化檔案[8]。掃描儀的分辨率參數(shù)、亮度參數(shù)、掃描速度都影響到數(shù)字化檔案的質(zhì)量,因此配備性能優(yōu)越、質(zhì)量過(guò)硬的掃描儀對(duì)于檔案數(shù)字化是極為重要的。農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)化后存入數(shù)據(jù)庫(kù)中便于廣大科技人員查詢使用,數(shù)據(jù)庫(kù)的正常運(yùn)行需要強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)平臺(tái),這就要求計(jì)算機(jī)的硬件系統(tǒng)能夠支持這個(gè)平臺(tái)。

  3、農(nóng)業(yè)科技檔案的利用

  加快科技成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用可以大力的促進(jìn)我國(guó)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng),使科技成果盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力,有利于農(nóng)業(yè)、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。然而,這一終極目標(biāo)可以通過(guò)提高農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率來(lái)實(shí)現(xiàn)。農(nóng)業(yè)科技檔案管理的意義在于使科技成果更好地被交流和利用。傳統(tǒng)的檔案利用方式有:到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件等。在信息化時(shí)代里,被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替,人們可以通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。

  3.1建立查詢檢索系統(tǒng)

  科研檔案數(shù)量多、面廣、專業(yè)性強(qiáng),需要不斷完善服務(wù)方式和手段,特別是充分利用信息處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),建立快捷、實(shí)用的查詢檢索系統(tǒng),以滿足農(nóng)業(yè)科研工作者對(duì)技術(shù)檔案的檢索需求,提高檔案服務(wù)效率、質(zhì)量和利用率。發(fā)達(dá)國(guó)家普遍建立了完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù),形成了強(qiáng)大的信息檢索能力,為廣大讀者提供先進(jìn)的信息服務(wù)技術(shù)。例如英國(guó)國(guó)家檔案館通過(guò)建設(shè)國(guó)家檔案目錄信息網(wǎng),全球用戶可以隨時(shí)隨地利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息檢索。

  3.2制定合理利用制度

  科技檔案的核心內(nèi)容是科技成果,一部分科技成果具有知識(shí)產(chǎn)權(quán),因此,許多檔案具有機(jī)密性。正確處理科技檔案保密與開(kāi)發(fā)利用的關(guān)系,正確劃分檔案開(kāi)放與限制利用范圍的同時(shí),積極做好科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作,可以擴(kuò)大科技檔案的利用范圍。這樣,需要制定合理的檔案利用制度。在日常管理工作中正確處理保密和提供利用的關(guān)系,根據(jù)實(shí)際情況劃定密級(jí),保密檔案可適時(shí)解密。嚴(yán)格控制高機(jī)密性檔案的使用范圍,設(shè)定合理的檔案的外借制度。建立催還制度,加速檔案周轉(zhuǎn)。

  3.3做好檔案信息編研工作

  編研工作的實(shí)質(zhì)是對(duì)檔案資源進(jìn)行深層開(kāi)發(fā),是根據(jù)信息可以擴(kuò)展和濃縮的原理對(duì)檔案的原生信息進(jìn)行深度加工,把散存在檔案中的相關(guān)信息集中起來(lái)進(jìn)行綜合或分類,以便及時(shí)、有效地向利用者提供綜合性的或?qū)n}性的檔案信息。

  顯而易見(jiàn),編研工作可以為廣大科研工作提供更加全面、豐富的科技信息,但是這要求參與編研工作的檔案管理人員具有一定的專業(yè)知識(shí),編研工作涉及的信息量大,因此工作量巨大是不可避免的,需要檔案管理人員付出極大的努力?蒲袡n案管理工作是一項(xiàng)極為重要的基礎(chǔ)工作,檔案收集、保存和利用工作做得好與壞直接關(guān)系到檔案的數(shù)量與質(zhì)量,要把檔案這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好,才能更好地為科技發(fā)展服務(wù)。

  隨著“科技是第一生產(chǎn)力不斷”被論證,科技檔案管理工作也顯得日益重要。完善農(nóng)業(yè)科技檔案收集、保存和利用,為科研工作提供有價(jià)值的科技檔案信息資源,對(duì)提高科研水平有著十分重要的意義。

  檔案的提供利用要求及途徑論文 篇6

  公立醫(yī)院是以醫(yī)療服務(wù)為中心的公益型事業(yè)單位,核心是“治病救人”。醫(yī)改中,公立醫(yī)院改革是一項(xiàng)難點(diǎn)和重點(diǎn)工作,改革的最終目的是實(shí)現(xiàn)更好的管理醫(yī)院,更好的救治病人,滿足人民群眾就診需求。為此,應(yīng)調(diào)動(dòng)和利用醫(yī)院檔案管理在內(nèi)的一切積極因素來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。在醫(yī)改新形勢(shì)下,公立醫(yī)院檔案管理工作如何加強(qiáng)和發(fā)展,才能更好的服務(wù)醫(yī)療業(yè)務(wù),助推醫(yī)院提升管理水平和“治病救人”能力,是一個(gè)值得思考和探索的課題。

  一、公立醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

 。1)重要性認(rèn)識(shí)不足,檔案意識(shí)不強(qiáng),檔案收集不完整

  對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為與醫(yī)療中心工作相比微不足道,可有可無(wú),涉及到相應(yīng)工作時(shí)不主動(dòng)、不積極、不用心。檔案意識(shí)淡薄,認(rèn)識(shí)不到檔案是一種信息資源,是一筆不可再生的財(cái)富,對(duì)檔案敏感度不夠,造成該收集的檔案不收集,該完善的檔案不完善,該歸檔的檔案不及時(shí)。

  (2)管理制度不健全,監(jiān)督獎(jiǎng)懲不到位,利用率不高

  管理制度不健全,特別是歸檔范疇、種類、要求不清不細(xì),無(wú)具體的細(xì)化標(biāo)準(zhǔn),使歸檔出現(xiàn)不應(yīng)有的遺漏和空白。在執(zhí)行歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀等系列管理制度時(shí),沒(méi)有建立起良好的監(jiān)督檢查和獎(jiǎng)懲機(jī)制,造成檔案管理各環(huán)節(jié)中有不規(guī)范、不嚴(yán)密、隨意性和出差錯(cuò)的現(xiàn)象。

 。3)人員配備不合理,經(jīng)費(fèi)投入無(wú)保障,硬件條件不達(dá)標(biāo)

  很多醫(yī)院都沒(méi)有專職管理人員,多為兼職,造成管理人員精力不夠,責(zé)任心不強(qiáng)。特別是檔案管理專業(yè)出身的人員更是鳳毛麟角,人才缺乏導(dǎo)致管理技能不高,不能支撐和滿足醫(yī)院檔案管理水平的提升和檔案管理發(fā)展的需求。同時(shí)由于認(rèn)識(shí)不到位,必要的經(jīng)費(fèi)投入無(wú)保障,造成硬件不達(dá)標(biāo),不能滿足檔案保管的“八防“要求,為檔案管理埋下嚴(yán)重的隱患。

  二、加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案管理要抓好的重點(diǎn)工作

 。1)加強(qiáng)宣傳,講清作用,形成領(lǐng)導(dǎo)重視、職工參與的強(qiáng)大工作合力

  高水平的檔案管理,是需“全民”參與的一項(xiàng)系統(tǒng)工作,領(lǐng)導(dǎo)重視與否是抓好公立醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵,領(lǐng)導(dǎo)知道檔案管理在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中的重要意義,讓職工知道透檔案在科研、教學(xué)、業(yè)務(wù)技能提升等個(gè)人發(fā)展上的積極作用,只要主要領(lǐng)導(dǎo)重視,就會(huì)在人員配備、經(jīng)費(fèi)投入、軟硬件建設(shè)等方面形成良好的寬松環(huán)境,各部門收集檔案的人員積極參與,就會(huì)形成強(qiáng)大的工作合力。

 。2)加強(qiáng)建設(shè),保障投入,形成人員配備合理、硬件條件達(dá)標(biāo)的堅(jiān)實(shí)工作基礎(chǔ)

  要重視檔案管理的軟硬件建設(shè),檔案人才建設(shè)是抓好檔案管理的核心,達(dá)標(biāo)的硬件條件是抓好檔案管理的基礎(chǔ),科學(xué)的信息化手段是現(xiàn)代檔案管理必須借助的先進(jìn)工具。這些都需要醫(yī)院認(rèn)同并保障投入,把經(jīng)費(fèi)拿人醫(yī)院預(yù)算,檔案人才培養(yǎng)納入醫(yī)院人才建設(shè)規(guī)劃,檔案信息化納入醫(yī)院整體建設(shè)方案,為建設(shè)醫(yī)院高水平的檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的軟硬件工作基礎(chǔ)。

  (3)完善制度,狠抓落實(shí),形成職責(zé)分工明確、各環(huán)節(jié)運(yùn)行流暢的高效工作機(jī)制

  要根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī),結(jié)合各自實(shí)際,完善檔案歸檔范圍、種類、要求、保管、借閱、移交、保密、銷毀等規(guī)章制度,制定檔案綜合管理辦法,明確職責(zé)分工、監(jiān)督到位、斗硬獎(jiǎng)懲,讓相關(guān)人員清楚怎樣工作,減少檔案管理隨意性,保證檔案管理各環(huán)節(jié)工作高效流暢的運(yùn)行。同時(shí)醫(yī)院自身檔案管理有其局限性,需加強(qiáng)與上級(jí)檔案管理部門的溝通和聯(lián)系,定期和不定期的邀請(qǐng)上級(jí)部門專家指導(dǎo)、幫助,對(duì)檔案管理有關(guān)最新動(dòng)態(tài)、發(fā)展方向、人員技能提升等都有積極作用,是提高檔案水平的有力手段和有效措施。

  三、注重以下幾方面的檔案價(jià)值利用,助推醫(yī)院提升管理水平和治病救人的`能力

  (1)利用好醫(yī)療、人事檔案,助推醫(yī)療業(yè)務(wù)和人才建設(shè)水平的提升

  要注重利用好病歷、影像等醫(yī)療檔案,讓其在科研、教學(xué)、學(xué)術(shù)、治療、新技術(shù)新項(xiàng)目引進(jìn)等方面發(fā)揮積極作用,體現(xiàn)應(yīng)有價(jià)值,以此助推醫(yī)院整體醫(yī)療技術(shù)能力和水平的提升;利用好人事檔案,善于從人事檔案結(jié)合實(shí)際找準(zhǔn)醫(yī)院人才隊(duì)伍的優(yōu)與劣、長(zhǎng)處與短板,有的放矢以發(fā)展的眼光做好人才規(guī)劃,提升醫(yī)院人才規(guī)劃和人才隊(duì)伍建設(shè)的水平。

 。2)利用好基建、設(shè)備檔案,助力醫(yī)院基本建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)的科學(xué)規(guī)劃和合理維修的高效實(shí)施

  要注重基建、設(shè)備檔案的完善和利用,要明確所有基建、設(shè)備資料必須收集完整并歸檔,特別是基建中的設(shè)計(jì)圖、施工圖、各種“管線”圖,設(shè)備中的說(shuō)明書、廠商聯(lián)系方式、各種維修保養(yǎng)資料等。樹(shù)立基建、設(shè)備檔案對(duì)基建、設(shè)備維修保養(yǎng)非常重要的理念,注重其檔案在維修保養(yǎng)以及醫(yī)院基建規(guī)劃、設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃中的價(jià)值和利用。

  (3)利用好財(cái)經(jīng)檔案,以數(shù)據(jù)助升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行水平

  要注重財(cái)經(jīng)檔案利用,善于從各種數(shù)據(jù)中分析醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的狀態(tài),為醫(yī)院成本控制、病人費(fèi)用控制、各種收支和重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的決策提供重要參考和真實(shí)依據(jù),助升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行水平。

  總之,檔案管理和利用是公立醫(yī)院管理工作中的重要組成部分,其工作好壞是醫(yī)院整體實(shí)力和管理水平高低的一項(xiàng)重要指標(biāo),只要我們重視并加強(qiáng)檔案管理,注重檔案價(jià)值利用,就一定能不斷提升醫(yī)院檔案管理水平,讓其在醫(yī)院管理、運(yùn)行、業(yè)務(wù)能力提升、更好服務(wù)病人以及醫(yī)院升級(jí)達(dá)標(biāo)等工作中發(fā)揮更大的積極作用。

  檔案的提供利用要求及途徑論文 篇7

  對(duì)檔案信息加以科學(xué)高效地管理,靈活地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用,并使其在高校各單位實(shí)現(xiàn)更好地服務(wù),是當(dāng)今檔案信息管理人員繼續(xù)重點(diǎn)考慮的問(wèn)題之一。通過(guò)對(duì)檔案信息管理技巧論述的同時(shí),還提出了檔案信息的利用策略。

  隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步,人們對(duì)于信息的需求量也越來(lái)越大,而檔案信息也開(kāi)始發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。因此,如何對(duì)檔案信息加以科學(xué)高效的管理,靈活地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用,并使其在高校各單位實(shí)現(xiàn)更好的服務(wù),是當(dāng)今檔案信息管理人員繼續(xù)重點(diǎn)考慮的問(wèn)題之一。

  一、檔案信息管理技巧

  檔案信息是一種重要的信息資源,新形勢(shì)下可以運(yùn)用以下管理技巧來(lái)做好檔案信息的管理工作:

  1、提高管理人員素質(zhì)

  要想做好檔案信息管理,首先必須提高管理人員的素質(zhì)。因?yàn)椋瑱n案管理人員水平的高低、專業(yè)知識(shí)的好壞,直接關(guān)系到檔案信息管理的成效和發(fā)展。因此,提高管理人員的素質(zhì)顯得尤為重要。

  比如,應(yīng)組織培訓(xùn)讓管理人員掌握熟練的專業(yè)知識(shí),并通過(guò)不斷學(xué)習(xí)來(lái)提高他們的現(xiàn)代化管理技能以及科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)檔案資源的能力,只有通過(guò)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)才能有效提高檔案人員對(duì)檔案資源的使用效益。所以,相關(guān)單位應(yīng)充分充實(shí)檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)工作。

  同時(shí),還應(yīng)組織管理人員集中學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科學(xué)知識(shí),計(jì)算機(jī)操作技能等。因?yàn)殡S著信息化時(shí)代的到來(lái),檔案信息電子化、辦公自動(dòng)化是檔案管理的`發(fā)展趨勢(shì),只有提高檔案管理者的專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能以及綜合能力,才能使之成長(zhǎng)為時(shí)代需要的復(fù)合型人才或信息專家,才能促進(jìn)檔案事業(yè)高水平的持續(xù)發(fā)展。

  并且還應(yīng)積極培養(yǎng)檔案工作人員的敬業(yè)愛(ài)崗精神以及樂(lè)于奉獻(xiàn)、全心全意為用戶服務(wù)的品質(zhì)和良好的職業(yè)道德。還應(yīng)讓他們了解一定的法律法規(guī),以做好相關(guān)檔案信息的保密工作。只有這樣,才能真正促使他們做好檔案信息管理工作,才能為用戶和各單位,甚至為社會(huì)提供快速、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

  2、完善檔案信息管理制度

  要想對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理,還必須完善檔案信息管理制度。只有建立健全的管理制度,才能保障檔案信息管理工作的順利開(kāi)展,并使高校的檔案資源充分發(fā)揮出應(yīng)有的效用。

  比如,可以根據(jù)高校檔案資源管理的實(shí)際情況,制訂科學(xué)合理的兩級(jí)檔案管理制度,如一級(jí)管理主要是由高校檔案室來(lái)進(jìn)行檔案信息管理工作,另一極管理則由基層立卷單位來(lái)進(jìn)行高校檔案的管理工作。兩級(jí)同時(shí)進(jìn)行管理,并制訂相應(yīng)的管理細(xì)則,就可以在分工明確的基礎(chǔ)上,依據(jù)制度來(lái)進(jìn)行管理。這樣可以取得良好的管理效果。

  在高校的檔案管理過(guò)程中,建立有效的檔案管理機(jī)制,可以規(guī)范檔案管理并形成規(guī)范的檔案信息管理體系。比如,對(duì)檔案管理人員建立崗位責(zé)任制,對(duì)失職失責(zé)的管理人員依照懲罰制度進(jìn)行相應(yīng)的懲罰,可以防范或杜絕泄密違法事件發(fā)生,比如,建立檔案信息借閱或使用制度,可以在保障信息安全的同時(shí)充分發(fā)揮其利用價(jià)值。只有建立健全的管理制度,才能使整個(gè)檔案信息管理工作做到有章可循。

  3、加快檔案信息現(xiàn)代化管理

  當(dāng)今是科學(xué)技術(shù)高度發(fā)展的社會(huì),檔案信息管理只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展加快現(xiàn)代化管理進(jìn)程才能更好地發(fā)揮其作用和價(jià)值。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理,大多是以紙質(zhì)檔案為主進(jìn)行保存,或者以照片、錄音、錄像等實(shí)體作為檔案載體,工作人員主要是以手工操作為主完成檔案管理,因此,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,管理過(guò)程繁瑣且工作量較大,以致很多有價(jià)值的檔案信息資源大量被閑置或浪費(fèi)。

  隨著電子信息時(shí)代的到來(lái),為了提高檔案信息的利用價(jià)值,為了優(yōu)化其存儲(chǔ)環(huán)境,可以借鑒計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù),以便于檔案信息的長(zhǎng)期保存,同時(shí)還可以有效避免紙質(zhì)檔案造成的受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害,減少一定的損耗和保管經(jīng)費(fèi)等。同時(shí),現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)管理還有利于檔案信息的反復(fù)借閱。

  在傳統(tǒng)的檔案管理的基礎(chǔ)上加快檔案信息現(xiàn)代化管理,運(yùn)用電腦多媒體技術(shù)等科學(xué)技術(shù)的信息管理,不僅順應(yīng)了信息社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì),還能加快檔案信息系統(tǒng)化建設(shè),并且能有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的現(xiàn)代化發(fā)展,比如,借助計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)進(jìn)行管理可以更好地為當(dāng)代檔案管理的現(xiàn)代化提供良好的幫助。

  二、檔案信息利用策略

  檔案信息是檔案管理者進(jìn)行各項(xiàng)管理工作的依據(jù),作為檔案管理者可以運(yùn)用以下策略,充分發(fā)揮高校檔案信息的利用價(jià)值:

  1、打破傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)形式

  檔案工作服務(wù)的目的是為用戶提供他們需要的檔案信息服務(wù),尤其是在當(dāng)今信息化的社會(huì),信息服務(wù)顯得越來(lái)越重要。因此,管理人員必須打破傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)形式,將過(guò)去檔案信息待查的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開(kāi)發(fā)利用,這樣才能真正發(fā)揮檔案信息的使用價(jià)值。

  打破傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)形式,還要求工作人員將檔案的工作重心進(jìn)行轉(zhuǎn)移,應(yīng)積極主動(dòng)地對(duì)那些需要檔案服務(wù)的用戶提供引導(dǎo),提高檔案信息的利用率。比如,對(duì)那些處于雪藏式的檔案信息,應(yīng)將其分類重新歸檔,并設(shè)置索引編號(hào),加注檔案類別,以供用戶查閱并發(fā)揮出檔案本身應(yīng)用的價(jià)值;同時(shí)還應(yīng)改變傳統(tǒng)的被動(dòng)坐等服務(wù)形式,應(yīng)積極改變單一的查詢檢索工具,同時(shí)還應(yīng)積極做好檔案利用信息反饋等工作,這樣才能充分發(fā)揮出檔案信息資源的利用價(jià)值,并促使檔案信息管理的健康發(fā)展。因此,作為管理者必須主動(dòng)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念,強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),積極改變傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)形式,創(chuàng)造新的服務(wù)模式,以為用戶提供他們所需要的檔案資料,并有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的服務(wù)價(jià)值。

  2、創(chuàng)建檔案信息開(kāi)發(fā)利用的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

  檔案信息的有效利用還需要積極創(chuàng)建檔案信息開(kāi)發(fā)利用的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),以借助網(wǎng)絡(luò)來(lái)充分發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值。比如,利用網(wǎng)絡(luò)傳輸速度快、存儲(chǔ)容量大,以及資源共享效率高等特點(diǎn)搭建信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),以方便用戶、服務(wù)用戶。

  例如,以一個(gè)檔案館為中心,組建網(wǎng)絡(luò)中心,在網(wǎng)上利用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檔案信息收集、存儲(chǔ)各種檔案信息源等,再集中取舍分析、定量分析、效益分析,并利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)高校圖書館以及各級(jí)直屬單位等進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息樞紐相互交流,對(duì)有價(jià)值的信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)共享,以發(fā)揮出檔案信息的利用價(jià)值。

  利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)還可以創(chuàng)建虛擬空間來(lái)發(fā)揮相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息,將那些可選性強(qiáng)、目的性強(qiáng)、利用效果好的檔案信息,提供在線瀏覽功能,檔案管理者可以根據(jù)用戶的需要及時(shí)補(bǔ)充信息內(nèi)容,以為用戶及時(shí)提供準(zhǔn)確的檔案信息。因此,利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)理想的效果。

  高校檔案信息是高校辦學(xué)資源中重要的組成部分,現(xiàn)代檔案信息資源的管理和利用是聯(lián)系在一起的,是一個(gè)整體,科學(xué)高效的管理方式可以有效促進(jìn)檔案信息的利用,通過(guò)對(duì)檔案信息資源的利用也可以很好地促進(jìn)檔案信息的管理,甚至還可以提升檔案信息資源的社會(huì)貢獻(xiàn)力。因此,作為檔案信息管理人員,應(yīng)積極做好這兩方面的工作。

  檔案的提供利用要求及途徑論文 篇8

  摘要:供電企業(yè)科技檔案是記錄建設(shè)和生產(chǎn)領(lǐng)域中各項(xiàng)事務(wù)的重要資料,這種類型的原始資料可以將行業(yè)特征呈現(xiàn)在人們的眼前,所以應(yīng)當(dāng)在管理領(lǐng)域中將組織管理工作做好。與此同時(shí),也應(yīng)當(dāng)提升檔案管理利用工作的效率,盡可能使科技檔案在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中發(fā)揮出基礎(chǔ)性作用,最終也就可以在供電企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中起到一定的促進(jìn)性作用。

  關(guān)鍵詞:供電企業(yè);科技檔案;檔案管理

  科技檔案實(shí)際上是一種較為重要的企業(yè)資源,其本身的價(jià)值一定是需要在得到開(kāi)發(fā)領(lǐng)用的基礎(chǔ)上,才可以為企業(yè)創(chuàng)造出來(lái)一定的價(jià)值。供電企業(yè)科技檔案中記載的內(nèi)容一般情況之下都是施工或是輸變電領(lǐng)域中的真實(shí)數(shù)據(jù),針對(duì)其展開(kāi)管理、利用以及積累工作過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)將經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新技術(shù)總結(jié)下來(lái),從而科技檔案也就會(huì)演變?yōu)槿粘9ぷ髦幸豁?xiàng)極為重要的依據(jù),最終也就可以在供電企業(yè)日常工作的過(guò)程中作出一定的貢獻(xiàn)。

  一、供電企業(yè)科技檔案管理工作過(guò)程中涉及的內(nèi)容

  在供電企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中,科技檔案實(shí)際上是所有文字、數(shù)據(jù)以及影響等具有保存價(jià)值的資料作為原始的記錄形式。科技檔案的內(nèi)容其實(shí)和供電企業(yè)各個(gè)層面上的相關(guān)事務(wù)之間都有較為密切的關(guān)系,隸屬于潛在層面上的生產(chǎn)力包含的范圍之內(nèi),從整體層面上為電力企業(yè)的發(fā)展提供一定的支持。電力企業(yè)的科技檔案是將以往供電企業(yè)的所有活動(dòng)都記載下來(lái),其中包含電力建設(shè)、科研等事物。當(dāng)人們針對(duì)以前的生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)展開(kāi)研究的過(guò)程中,展現(xiàn)出來(lái)了極為重要的考證價(jià)值,也是在實(shí)現(xiàn)發(fā)展過(guò)程中需要使用到的一種客服記錄,在各個(gè)層面相關(guān)研究工作過(guò)程中都可以起到一定的考察和憑證作用。電力科技檔案是電力企業(yè)在生產(chǎn)相關(guān)工作過(guò)程中形成的第一手的資料。比方說(shuō),工程項(xiàng)目檔案就是在整個(gè)工程項(xiàng)目過(guò)程中涉及的各個(gè)階段的較為真實(shí)的記錄,它不只是工程竣工投產(chǎn)、達(dá)標(biāo)驗(yàn)收相關(guān)工作過(guò)程中需要使用到的重要構(gòu)成成分,更是在不久電網(wǎng)實(shí)際運(yùn)行以及擴(kuò)建維修相關(guān)工作需要使用到的極為重要的憑據(jù)。

  二、提升供電企業(yè)科技檔案管理工作的措施

  如果沒(méi)有專業(yè)的知識(shí)和水平,想要提升供電企業(yè)科技檔案管理工作水平,自然是一件較為困難的事情。因此,在第一個(gè)層面上應(yīng)不斷豐富專業(yè)知識(shí),不斷在供電企業(yè)科技檔案管理發(fā)展規(guī)律領(lǐng)域中作相應(yīng)的歸納總結(jié)工作。近年來(lái),科技檔案的種類和數(shù)量呈現(xiàn)出來(lái)一種不斷增長(zhǎng)的趨勢(shì)。在此基礎(chǔ)上,從事檔案管理工作的人員數(shù)量自然也就呈現(xiàn)出來(lái)一種不斷提升的態(tài)勢(shì)。怎樣才可以妥善完成新老檔案管理人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交接工作,從而將檔案工作質(zhì)量控制在一定的范圍之內(nèi),就成為檔案管理工作人員在實(shí)際工作過(guò)程中需要解決的問(wèn)題。從事供電企業(yè)檔案管理工作的人員,在實(shí)際工作過(guò)程中,應(yīng)在一定程度上提升專業(yè)知識(shí)和技能。在此基礎(chǔ)上,保證自身的專業(yè)素質(zhì)水平。第二個(gè)層面上應(yīng)當(dāng)充分重視專業(yè)素質(zhì)領(lǐng)域中的培訓(xùn)工作。職業(yè)技能培訓(xùn)工作進(jìn)行過(guò)程中,也應(yīng)當(dāng)充分重視新知識(shí)的補(bǔ)充。在人才基礎(chǔ)的層面上,保證科技檔案管理工作的質(zhì)量和效率。貫徹落實(shí)科技檔案管理利用制度。供電企業(yè)中的.領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分重視科技檔案管理工作的發(fā)展,為科技檔案管理工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者不重視科技檔案管理工作,日常生產(chǎn)相關(guān)工作過(guò)程中也就難以發(fā)揮科技檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益,就更不會(huì)重視檔案管理工作。供電企業(yè)科技檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜程度比較高的工作,在實(shí)際施行過(guò)程中需要得到各個(gè)層面上的支持。所以,領(lǐng)導(dǎo)的重視非常重要,同時(shí)也可以為檔案管理工作水平的提升奠定基礎(chǔ)。

  三、結(jié)語(yǔ)

  供電企業(yè)的科技檔案是企業(yè)開(kāi)展經(jīng)營(yíng)和管理工作過(guò)程中需要使用到的一項(xiàng)極為重要的基礎(chǔ)性資料,投資建設(shè)以及日常生產(chǎn)相關(guān)工作過(guò)程中使用的基本數(shù)據(jù)一般情況之下都記錄在科技檔案中。因此,科技檔案在供電企業(yè)技術(shù)領(lǐng)域中占據(jù)的地位非常重要。所以,我們要充分發(fā)揮科技檔案在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中的各項(xiàng)性能,最終也就可以在供電企業(yè)日常管理工作以及設(shè)備后期維護(hù)工作過(guò)程中作出一定的貢獻(xiàn),最終在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中作出一定的貢獻(xiàn)。

  檔案的提供利用要求及途徑論文 篇9

  【摘要】

  隨著我國(guó)醫(yī)學(xué)的不斷發(fā)展,其檔案信息工作正在作為醫(yī)學(xué)信息的載體,服務(wù)于整個(gè)醫(yī)學(xué)界。檔案信息作為一種材料記載的媒介,不僅在醫(yī)學(xué)界甚至是整個(gè)社會(huì)中對(duì)于人們借鑒、參考、促進(jìn)等工作都是具有很高的利用價(jià)值。這樣,對(duì)于醫(yī)學(xué)檔案信息的開(kāi)發(fā)、利用、管理等就顯得尤為重要。我們只有不斷的利用新的檔案信息服務(wù)去積極主動(dòng)的配合當(dāng)今發(fā)展的經(jīng)濟(jì)、生活、建設(shè),才能夠讓全體人民的生活質(zhì)量更上一層樓,充分完善醫(yī)院檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用,是當(dāng)今醫(yī)學(xué)不斷深入、發(fā)展、細(xì)化的資料保障。

  【關(guān)鍵詞】

  醫(yī)學(xué);檔案信息;開(kāi)發(fā);利用

  隨著社會(huì)的發(fā)展,經(jīng)濟(jì)與科技的不斷進(jìn)步,對(duì)于醫(yī)學(xué)界中檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用越來(lái)越重視。那么就會(huì)對(duì)每一個(gè)開(kāi)發(fā)與利用的必備內(nèi)容、特點(diǎn)等進(jìn)行嚴(yán)格的審核,控制與把握住整體的質(zhì)量性能,避免一切的影響因素。通過(guò)研究與解析醫(yī)學(xué)檔案信息開(kāi)發(fā)和利用的有效價(jià)值,提出逐步完善與豐富醫(yī)學(xué)檔案信息的相應(yīng)對(duì)策。以此,保障我國(guó)醫(yī)學(xué)的檔案信息化能夠不斷的完善、豐富醫(yī)院管理,進(jìn)一步的提高醫(yī)學(xué)界的信息化管理效能。

  1.醫(yī)學(xué)檔案信息開(kāi)發(fā)和利用的內(nèi)容、特點(diǎn)

  醫(yī)學(xué)檔案信息作為醫(yī)學(xué)科研工作的記錄過(guò)程、積累過(guò)程,在整個(gè)醫(yī)學(xué)管理、績(jī)效上是具有一定研究、應(yīng)用價(jià)值的。其具體的開(kāi)發(fā)與利用是需要逐步完善的,在醫(yī)學(xué)檔案信息開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中,有效的記錄文字、圖表數(shù)據(jù)、影音文件等都是能夠體現(xiàn)其研究基礎(chǔ)內(nèi)容的材料,因此具有一定的保存價(jià)值。

  在醫(yī)學(xué)檔案信息開(kāi)發(fā)和利用的整體內(nèi)容中,包含著醫(yī)學(xué)研究階段的報(bào)告、方案、專家評(píng)論、計(jì)劃、合同、病例等方方面面。其最為重要與具有價(jià)值意義的是針對(duì)于特殊醫(yī)學(xué)病例進(jìn)行的實(shí)驗(yàn)與試驗(yàn)記錄、測(cè)量、技術(shù)分析、藥物配方、標(biāo)本等。其醫(yī)學(xué)檔案信息的內(nèi)容是未來(lái)醫(yī)學(xué)界及病理學(xué)中檔案與信息查詢、科研、學(xué)習(xí)、開(kāi)發(fā)、利用的寶貴財(cái)富。醫(yī)學(xué)檔案信息開(kāi)發(fā)和利用的特點(diǎn),具有一個(gè)項(xiàng)目能夠自成一套宗卷的特點(diǎn);具有科研項(xiàng)目完成后的第一手資料價(jià)值;頂尖科學(xué)、技術(shù)、材料、方法的.研究與記錄過(guò)程;檔案信息數(shù)據(jù)具備完善、可靠、安全性能;檔案信息具備高級(jí)保密性;檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用的最終歸屬權(quán)屬于醫(yī)學(xué)自身。

  2.醫(yī)學(xué)檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用

  2.1拓寬檔案編制范圍,強(qiáng)化信息利用效率。

  對(duì)于醫(yī)學(xué)中檔案信息來(lái)說(shuō),其檔案是就是醫(yī)學(xué)資料管理中開(kāi)展與編研的相應(yīng)物質(zhì)基礎(chǔ)。信息的使用則是建立在完善的檔案編制后的成果體現(xiàn)及應(yīng)用。為了進(jìn)一步的拓寬檔案編制與信息的使用效率,我們必須加強(qiáng)與醫(yī)學(xué)科研相關(guān)方、患者等之間的聯(lián)系。在快速的開(kāi)展醫(yī)學(xué)科研工作的同時(shí),也要注重檔案編制的科研成果信息的與時(shí)俱進(jìn)性。讓廣泛、深度都能夠全部整合到醫(yī)學(xué)檔案信息中。

  2.2樹(shù)立“三個(gè)結(jié)合”的開(kāi)發(fā)、利用思想。

 、偻ㄟ^(guò)將近期與遠(yuǎn)期的醫(yī)學(xué)檔案信息相結(jié)合,對(duì)比、豐富以往的醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)與弊端,完善醫(yī)療工作的應(yīng)用性。

  ②讓檔案信息的研究與編制相結(jié)合,通過(guò)多元化的研究數(shù)據(jù),真實(shí)的記錄與體現(xiàn)醫(yī)學(xué)的艱難性。更好的滿足人們的醫(yī)療需求,從而達(dá)到強(qiáng)化研究醫(yī)學(xué)的真正目的。

 、蹚V泛與個(gè)別相結(jié)合,通過(guò)結(jié)合普通病情與信息,在個(gè)別記錄、歸檔特有的病例,讓醫(yī)學(xué)檔案信息中的病例與診治能夠達(dá)到最優(yōu)的效果,讓其醫(yī)學(xué)檔案信息的編制具有專業(yè)化與教育性。

  2.3檔案信息與時(shí)俱進(jìn)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。

  通過(guò)編制、研究醫(yī)學(xué)的著眼點(diǎn),讓檔案信息通過(guò)記錄真實(shí)的步驟、時(shí)間,與時(shí)俱進(jìn)性的逐步完善檔案信息化管理。由于當(dāng)今社會(huì)正處在于電子計(jì)算機(jī)與多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)代,這樣對(duì)于整體的檔案信息編制,就要求速度快、精準(zhǔn)、豐富,一改以往的手抄式,不僅在時(shí)間上節(jié)省了很多,在內(nèi)容上更加的豐富了醫(yī)學(xué)的整體實(shí)驗(yàn)過(guò)程。同時(shí),隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,對(duì)于相應(yīng)的保健、預(yù)防等信息的傳播與講解能夠做到更加細(xì)微、細(xì)致、完善、覆蓋面積廣泛等,讓醫(yī)學(xué)檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用能夠始終的跟隨社會(huì)發(fā)展而發(fā)展。

  3.醫(yī)學(xué)檔案信息開(kāi)發(fā)和利用的有效價(jià)值

  3.1為醫(yī)院管理者提供需求類信息。

  檔案信息作為醫(yī)院自身管理的重要信息資源,是醫(yī)院進(jìn)行記錄、管理與參考的有效價(jià)值體現(xiàn)。對(duì)于醫(yī)院管理者來(lái)說(shuō),無(wú)疑是處理、決策、布置工作時(shí)所制定、計(jì)劃必不可缺少的材料與條件之一,同時(shí)也是醫(yī)院管理者作為未來(lái)進(jìn)行重要決策的信息來(lái)源渠道。

  3.2更好的保障患者的需求信息。

  醫(yī)院的正確經(jīng)營(yíng)與管理是必須通過(guò)以進(jìn)一步、細(xì)致、充分了解醫(yī)療市場(chǎng)及患者需求的方式進(jìn)行的檔案信息管理、開(kāi)發(fā)、利用。也就是說(shuō)其檔案信息就是醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)與管理過(guò)程中一定要以患者為中心。為了使醫(yī)院的醫(yī)療檔案信息化更加科學(xué)、有效。因此,必須提供醫(yī)療患者的相關(guān)需求信息,我們通過(guò)對(duì)醫(yī)學(xué)檔案信息進(jìn)行回顧與分析,在有效的結(jié)合現(xiàn)有資源,進(jìn)一步的從醫(yī)院如何能夠滿足居民、患者醫(yī)療需求的角度進(jìn)行分析,再根據(jù)其醫(yī)療所需的信息開(kāi)發(fā)與利用之間的關(guān)系和變化規(guī)律,建立醫(yī)療檔案信息供需關(guān)系最佳適應(yīng)性模型。

  3.3更好的完善、開(kāi)發(fā)醫(yī)院檔案信息化管理。

  通過(guò)建立醫(yī)院的檔案信息化管理,讓醫(yī)療中的實(shí)驗(yàn)、實(shí)踐、檢驗(yàn)等都能夠成為攻克疾病的有力研究數(shù)據(jù)。通過(guò)進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)這些醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案信息,對(duì)于醫(yī)院與患者雙方都是十分有利的。通過(guò)醫(yī)學(xué)檔案信息的有效開(kāi)發(fā)與利用,不僅為醫(yī)院的整體診療水平創(chuàng)造了走向市場(chǎng)、參與市場(chǎng)的良好環(huán)境,更加為整個(gè)醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)增加活力,而且還能夠通過(guò)建立與開(kāi)發(fā)醫(yī)院檔案信息化的管理讓患者更好、更安心的接受治療。這些,都是醫(yī)學(xué)上的重大完善與價(jià)值突破。

  3.4高度統(tǒng)一醫(yī)學(xué)檔案信息的一體化管理。

  對(duì)于醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案信息與一體化管理,我們可以看作是醫(yī)學(xué)中的科技信息化的使用突破。這樣不僅有利于醫(yī)院的良好發(fā)展,更加有利于醫(yī)院發(fā)揮其檔案與資料的高度統(tǒng)一化管理。

  4.結(jié)論

  綜上所述,通過(guò)分析醫(yī)學(xué)檔案信息的具體內(nèi)容與特點(diǎn),明確檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的績(jī)效,逐步的通過(guò)完善與豐富我國(guó)醫(yī)學(xué)檔案信息的有效管理,而完善我國(guó)醫(yī)學(xué)界中醫(yī)療水平的與時(shí)俱進(jìn)性,幫助我國(guó)的醫(yī)學(xué)能夠穩(wěn)步發(fā)展。

  檔案的提供利用要求及途徑論文 篇10

  幼兒園檔案資料不僅真實(shí)地刻錄下幼兒園內(nèi)教育教學(xué)及課余活動(dòng)的過(guò)程,而且也如實(shí)地反映出教師以及幼兒的陰晴圓缺,可以說(shuō)是研究幼兒園教育教學(xué)方向和考察幼兒園質(zhì)量的主要依據(jù)。除此之外,科學(xué)化管理檔案也規(guī)范了幼兒園的章程,同時(shí)也為幼兒考量提供了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。筆者就幼兒園檔案管理及利用問(wèn)題提出一些粗略的看法。

  一、幼兒園檔案管理

  幼兒園檔案主要涵蓋幼兒成長(zhǎng)檔案、幼兒園事件記載、教師個(gè)人檔案等其他內(nèi)容,他就像一個(gè)萬(wàn)花筒折射出幼兒園的方方面面。它是一份在幼兒園教育活動(dòng)及發(fā)展過(guò)程中的原始記錄,包括紙質(zhì)資料、照片、實(shí)物、音像文件、光盤和電子數(shù)據(jù)等其他載體。這份檔案對(duì)幼兒園管理,教育實(shí)踐和教學(xué)研究來(lái)說(shuō)具有重要意義,具有憑證和參考價(jià)值,見(jiàn)證了幼兒園發(fā)展的歷史進(jìn)程以及主要職能活動(dòng)。因此,幼兒園檔案管理是幼兒園規(guī)范化的不可或缺的保證。

  對(duì)幼兒園檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理,應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn):

  (一)及時(shí)收集

  收集是檔案管理的第一步,也是進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)。收集的方式主要是教師和管理者采集為主,對(duì)材料的選擇應(yīng)該采用分重要程度去糙取精的態(tài)度。比如說(shuō),對(duì)待幼兒資料的檔案資料,應(yīng)該取用其中主要資料等優(yōu)勢(shì)部分,而對(duì)待日常筆記的部分,需要去除沒(méi)有任何重大意義的部分。諸如此類,材料的采集應(yīng)該關(guān)注與其重要性。

  具體收集的資料應(yīng)該包括兩大類,一類是計(jì)劃性活動(dòng),這類活動(dòng)主要是根據(jù)幼兒園在學(xué)期初確定下的本學(xué)期的工作內(nèi)容和活動(dòng),并且均是根據(jù)工作和發(fā)展需要開(kāi)設(shè)的,因此系統(tǒng)和完整地收集這類資料是毋庸置疑的。通知、計(jì)劃、過(guò)程中的文字、音像資料以及活動(dòng)總結(jié)都需要被收集;另外一類則是非計(jì)劃性活動(dòng)資料,這類活動(dòng)在學(xué)期計(jì)劃之外,可以將突發(fā)性事件、幼兒的心智發(fā)展?fàn)顩r或者特殊教學(xué)體驗(yàn)等其他有價(jià)值的活動(dòng)、經(jīng)驗(yàn)等計(jì)入其內(nèi)。

  所有這些值得收集的資料必須具備一定的價(jià)值,能夠體現(xiàn)幼兒園發(fā)展、教學(xué)活動(dòng)、師生成長(zhǎng)的歷程或者其他有意義的因素。此外及時(shí)性和完整性也需要考慮在內(nèi)。

  (二)科學(xué)整合

  資料收集之后的整合要具備一定的科學(xué)性之后才可以成為幼兒園的最終檔案。檔案整合的科學(xué)性就在于它是否分門別類,系統(tǒng)有序,完整無(wú)缺。比如說(shuō),幼兒園管理者可以抽出些許檔案室,對(duì)檔案袋中的資料的完整性檢查,是否有缺頁(yè)漏頁(yè)破損等現(xiàn)象發(fā)生,如果有要及時(shí)替換。

  在進(jìn)行整理和歸檔的時(shí)候,應(yīng)當(dāng)將檔案依內(nèi)容分為園舍設(shè)施、行政管理、隊(duì)伍建設(shè)、安全工作、衛(wèi)生保健、保教工作等幾個(gè)大類,所有這些資料必須具備完整性,沒(méi)有缺少重要的資料。此外,檔案根據(jù)其重要性也要進(jìn)行分類,重要的、能夠明顯體現(xiàn)意義的檔案理應(yīng)放在首位,次要的應(yīng)押后放置。最后,檔案在歸類置位的時(shí)候須考慮布局順序、放取難易等其他影響到檔案閱讀、修改、保存的因素。

  (三)系統(tǒng)管理

  資料在整合成檔之后,系統(tǒng)化的管理能夠讓檔案做到被更好的利用、發(fā)揮其作為檔案資料的價(jià)值以及易于修改儲(chǔ)存的作用。為了做到系統(tǒng)化的管理,園內(nèi)檔案管理者需要做到周期性整理、多樣化處理。

  周期性整理指的是,根據(jù)檔案的時(shí)間順序?qū)n案資料進(jìn)行排序,一般而言每次活動(dòng)記載都有一個(gè)周期,管理者依據(jù)這個(gè)周期將最新的活動(dòng)記載放在首位。這樣做不僅有利于新編檔案的調(diào)整和修改,而且能夠彰顯幼兒園管理的規(guī)范性。除此之外,針對(duì)不同質(zhì)地的材料,管理者需要每隔一段時(shí)間就對(duì)檔案進(jìn)行一次清理,如灰塵、遺失檢查等等。

  處理的多樣性在于管理者根據(jù)資料的性質(zhì)和內(nèi)容對(duì)檔案資料本身的記載形式進(jìn)行變動(dòng),如將適合作為電子存檔的紙質(zhì)案件存入電腦。還有,根據(jù)檔案記錄者對(duì)內(nèi)容的調(diào)整合理布局檔案放置的優(yōu)先,由此將便于檔案的查改。所謂的多樣性處理是為了能夠最大化儲(chǔ)存檔案、多樣化地管制檔案。

  二、檔案利用

  對(duì)幼兒園內(nèi)的教育教學(xué)活動(dòng)以及各種進(jìn)程進(jìn)行裝載入檔最終目的就是為了利用,將其中蘊(yùn)含的可見(jiàn)教育教學(xué)、活動(dòng)經(jīng)驗(yàn),以及不可見(jiàn)的隱藏的信息資源開(kāi)發(fā)出來(lái)幫助幼兒園自身的發(fā)展。為了能夠更好的使用內(nèi)容豐富、信息量大、形式多樣的檔案資料,筆者以下的建議可以作為參考:

  (一)加強(qiáng)編研工作

  教師應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案資料編寫的真實(shí)性和完整性,比如說(shuō)執(zhí)筆教師需要如實(shí)且完整地反映出活動(dòng)的所有過(guò)程、目的、收獲以及問(wèn)題,這樣做不僅為檔案本身提供了新鮮的血液,也為這份資料的查詢和意義研究、經(jīng)驗(yàn)獲取都做了良好的開(kāi)端。除了對(duì)檔案的編寫需要具備嚴(yán)謹(jǐn)性和完善性之外,對(duì)檔案的研究本身也需要做到細(xì)致入微,面面俱到。

  除此之外,筆者建議對(duì)待同一份檔案,執(zhí)筆老師的數(shù)量不要單一,這是因?yàn)槎辔粓?zhí)筆老師的撰寫可以豐富思考角度,避免了完整性的缺失。

  (二)科學(xué)利用

  筆者就幼兒園檔案中記載的安全事故為例,若未對(duì)事故發(fā)生原因和易發(fā)地點(diǎn)和人群做好調(diào)研工作,那么很有可能下一次類似的事故的發(fā)生不僅會(huì)造成幼兒園本身的.損失,而且再次重復(fù)記錄的檔案也會(huì)降低幼兒園檔案的科學(xué)性。為此筆者建議為了科學(xué)利用幼兒園檔案,提出一下意見(jiàn):

  1.認(rèn)真反思事故記載的原因、地點(diǎn)等等因素,避免意外的再次發(fā)生。

  2.對(duì)待檔案記載中的經(jīng)驗(yàn)限性的內(nèi)容進(jìn)行周期性的查整,這樣做不僅能夠提高管理者、撰寫者的對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的水平,而且能夠減少檔案入選的重復(fù)性,以此增加檔案收錄的多樣性。

  結(jié)語(yǔ):

  總而言之,幼兒園檔案的管理是一項(xiàng)非常重要的工作。對(duì)可以入檔的資料進(jìn)行及時(shí)收集、科學(xué)整合以及系統(tǒng)管理不僅規(guī)范化幼兒園的各項(xiàng)活動(dòng)章程,而且對(duì)于能夠有效的挖掘和利用檔案資料的潛在和表面價(jià)值具有基礎(chǔ)性的作用。檔案資料的利用無(wú)不外乎編研和探討,對(duì)于如何做到這一點(diǎn)仁者見(jiàn)仁智者見(jiàn)智,但目的非挖掘?qū)逃虒W(xué)管理的意義莫屬。

【檔案的提供利用要求及途徑論文】相關(guān)文章:

檔案利用者提供與之相適的服務(wù)10-07

現(xiàn)行文件公開(kāi)與檔案提供利用的比較10-06

新形勢(shì)下企業(yè)檔案提供利用方式10-07

修史的檔案管理及利用論文10-10

房產(chǎn)檔案管理與利用論文10-08

檔案安全管理及其利用論文10-10

檔案信息的管理和利用論文10-12

電子檔案管理和利用論文10-09

水利科技檔案的管理及利用探索論文10-08