學生檔案管理論文

　　學生檔案管理論文【1】

　　[摘 要]本文先論述學生檔案的重要性、特點及作用，進而指出目前學生檔案管理工作中存在的諸多問題，再而指出為加強學生檔案管理工作的相關(guān)對策。

　　關(guān)鍵詞：學生檔案;管理;生源

　　學生檔案是學生在校學習、實踐活動及相關(guān)活動中形成的具有保存價值的個人人事文件材料。它包括了學生簡歷、成績單、教師鑒定評語、獎懲材料、健康材料及團、黨組織材料等。因此學生檔案是學生在校期間思想道德文化素養(yǎng)、學習能力、學生工作能力和身體狀況等綜合素質(zhì)的綜合反映。對于每一位學生來說，學生檔案有著極其重要的意義。

　　一、學生檔案的重要性

　　學生檔案是學校檔案群中的一個分支，是學生成長過程人事檔案的重要組成部分。它真實的記載了一個學生從初入校園到畢業(yè)期間的德智體美勞相關(guān)方面的情況，客觀、真實的反映了每一位學生思想道德文化素養(yǎng)、學習能力、學生工作能力和身體狀況等。

　　學生檔案既方便又實用，不論在質(zhì)方面還是量方面都有較強的可比性，為學生入團入黨、就業(yè)方面都提供了較為科學和準確的依據(jù)，避免憑印象、靠反映、賴關(guān)系等弊端。學生檔案的建立，對充分調(diào)動學生的積極性、培養(yǎng)學生的競爭意識、鼓勵學生奮發(fā)進取，以豐碩的成果為自己書寫歷史起到了積極促進作用。

　　二、學生檔案的特點

　　1、豐富性

　　學生檔案的內(nèi)容相當豐富，它包含學生在校期間的各種表現(xiàn)及相關(guān)情況，如：登記表、升學、休學、入團入黨、獎懲情況等材料。

　　2、過渡性

　　學生檔案反映的是學生在校學習的過程，以及伴隨該過程所產(chǎn)生的品德表現(xiàn)和身體健康狀況等方面，如有學生從休學到復學;有學生受獎懲等，這些情況變化都要及時做好記錄，因為這是今后形成完整檔案的基礎(chǔ)，因此其具有過渡性。

　　3、周期性

　　學生檔案隨學生畢業(yè)而去，在學校保管、管理的時間僅3年。學生檔案與學生學制時間成正比，因此其具有周期性。

　　4、秘密性

　　每份檔案均記載學生很多個人情況，如家庭父母情況、學習成績、道德品行、獎懲等情況，而這些都屬于個人隱私，在一定范圍內(nèi)需要保密。所以，學生檔案定要按相關(guān)規(guī)定妥善管理，避免出現(xiàn)泄密的麻煩。

　　三、學生檔案管理工作存在的問題

　　1、新生檔案收集不齊全

　　近幾年，由于網(wǎng)上招生和新生自帶檔案等原因?qū)е滦律鷻n案收集困難，出現(xiàn)嚴重缺檔的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)學生在畢業(yè)離校時，檔案還未有眉目的奇怪現(xiàn)象。目前讓學生自己帶檔案的學校比較多，由于未成年人檔案意識比較薄弱，許多學生進校后仍自行保存檔案不予上交，再加上收檔渠道不暢，給學生檔案的收集工作帶來極大困難。

　　2、招生品種多樣、生源廣泛導致分類管理出現(xiàn)混亂

　　由于教育從精英教育向大眾教育的轉(zhuǎn)變，進一步擴大招生規(guī)模與招生途徑，招生品種從傳統(tǒng)專業(yè)擴展到了如藝術(shù)生等多個品種和門類。由于各種生源招生、入學時間不同，所以一旦出現(xiàn)有新生延誤上交個人檔案的情形，就無法再規(guī)定時間內(nèi)收齊，會在分類管理上出現(xiàn)一定的混亂現(xiàn)象。

　　3、歸檔材料缺失

　　有些學校送交材料不及時，造成材料歸檔延誤和不完整;除此之外，個別學生對自己檔案不予珍惜，填寫時不仔細、字跡潦草、不按要求填寫等錯誤做法，造成了檔案材料質(zhì)量不高、不規(guī)范。

　　4、畢業(yè)生檔案意識薄弱，學校管理難度加大

　　當今社會，人們就業(yè)觀念和就業(yè)方式發(fā)生諸多變化，外資、合資、私營企業(yè)比比皆是，許多學生畢業(yè)后直接就職于這些企業(yè)。而從企業(yè)管理角度來探討，一是不具有保管檔案的人事權(quán)，二是對企業(yè)而言只管招聘用人，并不需要個人檔案。因此出現(xiàn)眾多學生畢業(yè)后不要檔案的現(xiàn)象，造成人檔分離、檔案無人問津的局面。久而久之，“死檔”檔案有增無減。畢業(yè)生棄檔行為恰恰給學校帶來了重大負擔，一方面需要投入人力去保管“死檔”，另一方面還應當投入硬件如設(shè)備、倉庫等去存放這些檔案。

　　四、加強學生檔案管理工作的對策

　　隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，社會各界對人才要求越來越高，加強學生檔案的管理，確保學生檔案信息資料的真實、準確和完整。是各學校學生管理工作中的一項重任。

　　1、要及時移交歸檔材料

　　學校各處、科室對學生入團、黨、評選“三好”等表揚或處分;學生升學、休學、退學等有關(guān)材料，須在結(jié)束本項工作兩周內(nèi)及時、完整移交給校學生檔案室，檔案管理員須在接待材料后在規(guī)定時間內(nèi)分類整理，準確裝入學生個人檔案袋。

　　2、加強檔案填寫者的檔案意識

　　首先，學生檔案內(nèi)容多數(shù)是由學生本人填寫。因此，學生檔案的填寫者主要是學生本人。其次，學校各科室領(lǐng)導、具體任課老師、班主任、教務人員也會填寫學生檔案，他們也是學生檔案的填寫者。以上眾多主體對學生檔案的認識及重視程度，就形成了檔案意識的深度。檔案填寫者檔案意識的深淺，決定檔案內(nèi)在及外在質(zhì)量。因此，對學生要加強檔案教育，對其他檔案填寫者要提請他們注意，使他們對學生檔案工作有較深的認識和理解，提高他們的檔案意識。

　　3、引導畢業(yè)生選擇適當、穩(wěn)妥的方式保管檔案

　　針對畢業(yè)生檔案意識薄弱等情況，學校除了要加強畢業(yè)生檔案重要性的宣傳力度，還須引導畢業(yè)生選擇適當、穩(wěn)妥的方式保管自己的人事檔案。

　　或是引導學生選擇人才交流市場的檔案管理方式。人才交流服務機構(gòu)可以為畢業(yè)生辦理檔案掛靠等手續(xù)、負責管理委托方(畢業(yè)生或無人事檔案保管權(quán)用人單位)的個人人事、員工行政關(guān)系和檔案材料。

　　或是引導學生選擇學校代理保管方式。少數(shù)畢業(yè)生因多種原因畢業(yè)時沒有立即找到合適的就業(yè)單位。依據(jù)國家相關(guān)政策，畢業(yè)院�？蔀槠洚厴I(yè)生免費保管二年后，檔案仍在學校的，作為失業(yè)人員，學校自動將其檔案轉(zhuǎn)往畢業(yè)時戶口所在地的區(qū)職業(yè)介紹機構(gòu)予以保管。

　　4、簡化手續(xù)，系統(tǒng)排列

　　學生檔案是分年級、分專業(yè)、分班的，而且每個學生都有自己的學號，因此學生檔案平時應當依照學號進行排放。這樣既節(jié)省工作人員時間、又便于及時歸檔。

　　5、充分利用先進技術(shù)、加速學生檔案管理的現(xiàn)代化進度

　　加快學生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進度要分成兩步走。首先，建立學生電子檔案。在電子信息化環(huán)境中，文件形式、內(nèi)容特征均發(fā)生變化，檔案電子化能通過計算機系統(tǒng)進行迅速、高效、多方位的整序。其次實現(xiàn)校內(nèi)計算機聯(lián)網(wǎng)，使各部門學生檔案信息資源共享。服務器各不同用戶可以依據(jù)其自身需要，利用辦公自動化對電子文件進行自由組合及分類。

　　6、制定學生檔案管理規(guī)章制度，實行規(guī)范化管理

　　由于學生檔案產(chǎn)生過程具有過渡性及周期性等特點，而要保持學生檔案的完整性就必須建立完善的學生檔案管理機制，實行規(guī)范化管理。同意規(guī)范，做到有章可循，以保證學生檔案真實、全面、系統(tǒng)、準確。而且緊跟時代的步伐，在管理工作中不斷探索，不斷創(chuàng)新，努力適應新時代、新形勢對學生檔案管理的需求。

　　五、結(jié)語

　　總而言之，進一步加強學生檔案管理工作，對選拔優(yōu)秀人才、充分發(fā)揮畢業(yè)生走向社會后的積極性，都起著至關(guān)重要的作用。

　　學生心理檔案管理【2】

　　摘 要：作者從學生心理檔案發(fā)展的角度來闡述近年來我國學校心理檔案的建立情況，目前國內(nèi)這一方面研究較少，具體管理不成系統(tǒng)，本文研究方向著重于學生心理檔案建立的管理工作，目的在于讓學校心理健康教育更加完善。

　　關(guān)鍵詞：學生;心理檔案;管理;研究

　　發(fā)展心理學家Erikson提出畢生人格發(fā)展八階段理論，而是否能較好地處理充斥每個階段的獨特矛盾對人格的發(fā)展有重要的影響;最近有研究表明，我國近三分之一的學生存在不同程度的心理障礙，其心理問題發(fā)生率已達45%左右，要解決青少年心理普遍處于亞健康狀態(tài)的問題，心理健康教育迫在眉睫，而做好這項工作的基礎(chǔ)前提就是建立學生心理檔案。

　　一、國內(nèi)外研究發(fā)展趨勢

　　(一)國外研究發(fā)展趨勢

　　對國外學生心理檔案進行檢索，獲得的資料不多，原因在于國外心理健康教育更為社會化，其心理檔案的建立和管理從孩子上學時就開始。在美國紐約地區(qū)，幾乎每所學校都有一個由學校心理學家、學校社會工作者、教育評估專家、學生輔導員和語言矯正師組成的“以學校為基地的輔助組”，為普通學生和特殊教育學生進行日常心理輔導、心理診斷、心理咨詢、評估和干預。

　　(二)國內(nèi)研究發(fā)展趨勢

　　近幾年，心理健康教育工作在我國已開展，各中小學，高校均開始建立心理健康檔案，但依然有許多具體步驟和方法需各校在實際操作過程中進行補充與完善。通過心理建檔的實行，各校對本校學生工作采取相應舉措實現(xiàn)學生工作的高效運行有了的依據(jù)，同時也為學生健康成長提供了較好的人文環(huán)境。

　　二、學生心理檔案的項目

　　項目主要包括：1.一般信息，姓名、性別、出生年月、身體健康狀況、既往病史等。 2.學生的家庭情況，家庭成員結(jié)構(gòu)、父母職業(yè)、受教育程度、經(jīng)濟水平，對父母教育方式和家庭氣氛概要評價。3.心理咨詢記錄，咨詢時間、主述內(nèi)容、觀察印象、交談情況、心理問題的性質(zhì)、疏導措施及效果評價、反饋信息等。4.綜合印象，有無興趣特長、生活變故、負面情緒表現(xiàn)、心理創(chuàng)傷史、失眠情況、輕生意念、自我對身心狀況的評價、以往接受咨詢或治療史、需要咨詢的問題等。 5.心理健康發(fā)展， 除收集心理量表的測驗鑒別結(jié)果外， 還收集教師、家長的意見與建議。6.其他，如日記、書信等。

　　三、實踐中的具體檔案管理

　　(一)建檔與保存

　　1.專人、專門機構(gòu)管理

　　由于檔案信息具有特殊性，所以對保管人員有具體要求，不僅要懂檔案管理知識，還要懂學生管理和心理健康知識，并且檔案資料應由學校心理教育機構(gòu)負責建檔與保存，要與普通檔案分開保存 ，且應制定管理條例，對心理信息管理機構(gòu)的分工、收集、整理、借閱、保管等都要有明文的規(guī)定，并落實責任措施。

　　2.紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合方式

　　(1)紙質(zhì)檔案一般指在建立心理健康檔案時填寫的相關(guān)個人資料以及心理健康情況調(diào)查的問卷等;電子檔案是指利用各種心理測試軟件進行測試時形成的記錄。

　　(2)采用學號為學生心理檔案的編號。

　　(3)按學生入學年度進行分類管理。

　　(4)統(tǒng)一紙質(zhì)與電子檔案之后，應作相應電子檢索系統(tǒng)。

　　(5)查閱資料悉，我國學生心理檔案管理都是小學、中學、大學分開，且每所學校的管理模式不一，這樣并不能完整記錄青少年時期心理發(fā)展的狀況，因為人是畢生連續(xù)發(fā)展的，心理檔案能較好記錄學生成長發(fā)展資料，如將學生心理檔案從小學開始與學生學籍檔案一起伴隨學生至畢業(yè)，這樣連續(xù)性的完善、保存學生的心理檔案資料，信息及數(shù)據(jù)會具有較高的真實性和研究價值。

　　3.保存

　　(1)紙質(zhì)檔案的保存需注意環(huán)境，如通風、防塵、防火、防蟲、防盜等。

　　(2)電子檔案形成的資料需要備份。

　　(3)檔案保存期限問題：①學生某些團體測驗或不涉及保密的測驗資料對原學校如有研究價值，原學校應在征得學生同意之后復印，然后將資料原件隨學生學籍檔案一起升至新的學校;②對高校畢業(yè)的學生，有人建議將檔案銷毀，也有人建議將其隨學生的學籍檔案一起投寄到用人單位，兩種方法都欠妥，心理檔案是人一生中最重要發(fā)展階段的寶貴資料，銷毀可惜，隨便投寄到用人單位過于不保密，建議將其保存在類似心理健康教育的機構(gòu)，這樣專門保存，專業(yè)管理，有助于規(guī)范與使用。

　　(二)使用

　　建立學生心理檔案的目的在促進學生心理發(fā)展和人格健全，維護學生心理健康，提高學生心理素質(zhì)，提高學校教育教學效果。為此必須正確使用學生心理檔案。

　　1.使用原則

　　(1)保密性原則，專人進行管理， 不得隨意翻閱、外借、泄漏學生的心理檔案的內(nèi)容。(2)教育性原則，對數(shù)據(jù)的解釋要客觀、科學。對學生的問題不可大加渲染，積極有針對性地做好個別輔導工作。(3)動態(tài)性原則，心理檔案反映了學生心理成長軌跡， 因此，要加強跟蹤， 不斷地添加新資料， 使資料更有針對性和時效性;此外，從橫向來看，可以通過學生心理檔案提供的資料來研究某種心理品質(zhì)的發(fā)展水平、影響因素及各種心理品質(zhì)之間相互作用的機制等。

　　2.使用方法

　　學校期間，應征得學生本人同意，然后采取實名登記方式，如若檔案存儲機構(gòu)成熟，是否可以考慮設(shè)置使用權(quán)限來讓不同層次的心理健康教育工作者依據(jù)自己被分配的訪問權(quán)限調(diào)閱學生心理健康狀況的有關(guān)資料(不涉及隱私的團體測驗等)，既促進了心理健康教育的科學性，又節(jié)省了時間和人力，提高工作的效率，而且通過訪問權(quán)限的設(shè)定可以起到保密作用。

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