高校檔案管理危機應對

時間：2022-10-08 03:52:11 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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高校檔案管理危機應對

　　高校檔案管理危機應對是小編為大家?guī)淼恼撐姆段�，歡迎閱讀。

　　[摘要]由于經(jīng)費投入、檔案人員素質、檔案管理方式等原因，高校檔案管理工作已不能適應現(xiàn)代信息傳播和數(shù)字化管理的需要，危機重重。

　　高校應該要正視危機，加大資金投入，制定相應政策，更新檔案管理方式，加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，才能使檔案工作為高校的科研、教學、管理等各項工作更好地服務。

　　[關鍵詞]獨立學院;學生特點;思想教育

　　近年來，頻發(fā)的各類突發(fā)事件給社會造成了巨大的損失，檔案工作在社會突發(fā)事件的危機應對處置過程中具有重要作用。

　　當前檔案領域主要對社會突發(fā)事件中檔案工作需要和其他部門進行應急協(xié)同聯(lián)動的工作內容進行了探討，諸如突發(fā)事件中檔案的收集、管理、服務利用工作等。

　　頁隨著網(wǎng)絡時代的到來，高校檔案工作也開始經(jīng)歷著巨大的變化，諸多嚴峻的挑戰(zhàn)層出不窮，可謂危機四伏。

　　對于如何建立面向高校突發(fā)事件的檔案應急聯(lián)動工作機制，以系統(tǒng)全面地做好高校突發(fā)事件中的高校檔案應急管理工作，需要多部門共同參與，其中既涉及理論認知又關乎實踐操作，又需要加強對檔案工作信息化和自身隊伍等方面的建設，這樣才能更好地進一步發(fā)揮高校檔案在我國教育現(xiàn)代化建設中的重要作用。

　　一、高校檔案管理的危機分類

　　任何檔案在管理中都存在潛在的危機因素，而高校檔案管理中存在的危機因素則更突出。

　　1、從原因分析，高校檔案危機可分為自然因素和人為因素的危機兩類。

　　自然因素危機是由于人力不可抗拒或難以支配和操縱的各類自然災害所引發(fā)造成的，如高溫高濕、地震、臺風、水澇、火災、蟲害等;人為因素危機包含管理技術水平、手段落后，高校檔案管理人員業(yè)務操作不當，檔案的形成、歸檔、鑒定、保管等工作不規(guī)范以及檔案遭到盜竊或破壞，高校檔案管理軟件維護性差、軟件質量不過關等引起的檔案危機。

　　目前高校檔案主要以紙質檔案為主，更容易受自然和人為因素的影響出現(xiàn)危機。

　　2、從檔構成分析，高校檔案危機可分為檔案實體安全危機和信息安全危機。

　　檔案實體安全危機即檔案載體的危機，包括檔案本身存在如紙張、光盤、磁帶的老化問題;由于保管不當造成，如光線強烈、高濕、高溫等。

　　檔案信息安全危機包括檔案的數(shù)字化信息安全隱患，以及所有檔案的信息安全隱患。

　　當檔案信息與載體結合為一體時，載體的安全決定著信息的安全，載體的損壞也相應使信息內容丟失，如紙張褪色、磁帶斷裂、照片受霉菌的侵害等;當檔案信息與載體分離時，檔案信息易被修改、盜竊或損毀，面臨著信息真實性、完整性、憑證性、保密性等危機。

　　作為高校管理的重要組成部分的檔案工作，信息化建設勢在必然。

　　否則，在電子檔案迅速崛起的情況下，人工管理為主的高校檔案遇到的管理技術危機會更突出，在諸多環(huán)節(jié)都存在危機因素以至于影響到自身的存在。

　　3、從工作流程分析，高校檔案危機可分為在收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀中的危機。

　　由于高校檔案管理人員業(yè)務水平良莠不齊，收集不齊全、保管不到位、在利用過程增加了對檔案的損害、沒有按文件價值進行鑒定等現(xiàn)象，造成了高校檔案管理質量不高、檔案容易受損等危機。

　　二、高校檔案危機的表現(xiàn)和成因分析

　　1、經(jīng)費投入不足。

　　隨著數(shù)字化檔案建設步伐的加快，高校檔案管理各項軟硬件設施急需得到改善，目前檔案管理配備的設施、預算經(jīng)費已不能滿足數(shù)字檔案建設的需要。

　　檔案信息資源化建設、數(shù)字化建設經(jīng)費難以得到切實有效的保障，造成檔案管理硬件設施相對落后，難以進行更深層次檔案信息編研和服務創(chuàng)新，導致檔案工作危機頻發(fā)。

　　例如，檔案室建設方面。

　　檔案室是保管高校所有檔案的場所，是所有黨群行政檔案、人事檔案、教學檔案、科研檔案等各類檔案的安身之處。

　　由于高校經(jīng)費投入不足，導致檔案室建設滯后、基礎設施落后，是檔案實體保管中的重要危機。

　　2、檔案管理方式落后。

　　隨著計算機技術在學校各項工作中的廣泛應用，雖然一些高校檔案部門配置了現(xiàn)代化管理設備，但多數(shù)高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，自動化程度不高。

　　首先是立卷程序和方法仍采用傳統(tǒng)方法，即根據(jù)文件的主要特征或文件的類型進行區(qū)分和初步組合，然后調整、排列并編號，編制案卷封面并裝封，最后編制案卷目錄。

　　這種程序繁瑣，工作量大，而且因立卷人觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現(xiàn)不同的形式，導致利用上的重重困難。

　　檔案管理采用原分庫存方法已不能適應社會的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的檔案管理手段、方式已愈來愈滯后于高校工作的發(fā)展需要，難以適應信息化的要求。

　　這種落后的管理方式必將影響檔案信息的利用。

　　其次，結構不合理、門類單一，缺乏特色館藏。

　　館藏檔案是開展檔案利用服務的物質基礎，沒有館藏，檔案服務是無水之源、無本之木。

　　受傳統(tǒng)檔案管理意識的影響，檔案收集的主動意識淡薄，館藏檔案資源量不足。

　　同時衡量館藏建設的標準也以檔案數(shù)量和排架長度來衡量，許多學校只重視收集的數(shù)量，輕視收集的質量。

　　大多數(shù)學校注重黨群類、行政類、教學、科研類等常規(guī)檔案的收集，而對特色檔案、重點檔案、具有典型性、代表性的檔案收集較少。

　　再次，檔案資源開發(fā)編研不合理，檔案信息的加工、編研缺乏統(tǒng)一的標準，不能形成完善的檔案信息資源體系，有些開發(fā)編研產品不利于用戶檢索、利用。

　　3、現(xiàn)代信息數(shù)字化發(fā)展緩慢。

　　隨著信息技術的發(fā)展，高校檔案工作的模式發(fā)生了根本性變化，檔案工作領域不斷拓寬，各大高校相繼啟動館藏檔案數(shù)字化建設、數(shù)字化檔案館建設等。

　　但是大多數(shù)高校檔案館館藏檔案數(shù)字化建設的步伐不快;檔案數(shù)字化建設沒有統(tǒng)一的時間限制和目標規(guī)劃;館藏檔案掃描件沒有統(tǒng)一的分辨率設置標準;電子文件存儲還存在較大的安全隱患;有些高校檔案信息網(wǎng)頁設置花哨而不實用，欄目設置不能完全體現(xiàn)用戶的需求，不合理現(xiàn)象仍然存在。

　　信息化時代對檔案管理者的綜合素質提出了更高的要求，而高素質的檔案工作人員和完善的操作規(guī)則是檔案管理現(xiàn)代化健康發(fā)展的重要保證。

　　但是，目前高校檔案管理人員普遍缺乏現(xiàn)代技術，綜合素質較低，既懂計算機技術、網(wǎng)絡技術又精通檔案業(yè)務的復合型人才缺乏的現(xiàn)象較為突出。

　　這極大地制約了高校檔案現(xiàn)代化進程。

　　但受傳統(tǒng)用人體制的制約，檔案工作人才缺乏競爭，既懂檔案管理又熟悉計算機操作管理的復合型人才難以吸引進來，致使檔案部門人員老面孔，觀念落后，技術缺乏，面對當前飛速發(fā)展的社會科技有被淘汰的危險。

　　三、應對高校檔案管理危機策略

　　1、建立完善的服務危機管理法規(guī)制度。

　　完備的檔案危機管理法規(guī)是做好檔案危機管理的關鍵。

　　一套完善的檔案服務危機管理法規(guī)是采取有力措施減少或規(guī)避服務危機的發(fā)生的制度保障。

　　在檔案館各項規(guī)章制度建設中應加入專門的檔案服務危機管理預防制度、危機反應和彌補制度等，使服務危機管理有制度保證，增強服務危機管理能力。

　　在檔案館日常工作中，要對服務過程中存在的潛在危機因子進行分析和預測，分析檔案資料、分析館員、裝備等，并落實到服務危機管理制度和運行機制中，編制防范預案，優(yōu)化服務流程、有效控制，使服務危機管理科學化、法制化，預防危機的發(fā)生。

　　2、提高領導檔案意識。

　　學校各部門領導要有檔案創(chuàng)新與危機意識，強化高校檔案危機意識和高校檔案信息系統(tǒng)的安全管理，實行高校檔案安全領導負責制，成立高校檔案安全工作領導小組，形成嚴密的醫(yī)院檔案安全工作網(wǎng)絡，將高校檔案安全工作落到實處。

　　3、加大檔案實體安全管理力度。

　　一是在檔案安全移交和接收管理上，對屬于歸檔范圍的文件材料做到及時、完整、齊全歸檔，做到無積存零散文件。

　　應移交、接收的檔案能夠做到交接登記明確、責任到人，確保交接流轉過程中檔案不丟失、不損毀。

　　對新接收的檔案做到殺蟲、殺菌、除塵后入庫上架。

　　二是在檔案實體相關保障上，對檔案實體安全狀況堅持定期檢查，并對檢查情況進行登記;做到定期清點核查。

　　三是在利用中的檔案實體安全上，堅持專人負責利用工作，并堅持利用登記制度。

　　對重要的、珍貴的、利用頻繁的檔案實行雙套或多套備份制，也可進行復制，用復制件代替原件提供利用。

　　4、加強檔案信息網(wǎng)絡安全建設。

　　網(wǎng)絡信息時代，信息化是當今世界發(fā)展的必然趨勢，檔案信息網(wǎng)絡為高校檔案利用提供便捷的服務平臺，但是網(wǎng)絡發(fā)展和應用也會受到病毒、木馬、物理故障、人為破壞、黑客入侵等各方面的威脅，往往造成大量數(shù)據(jù)的丟失，加大了檔案館服務危機的潛在性。

　　首先，加強檔案信息網(wǎng)站建設，建立科學、規(guī)范、實用的檔案信息發(fā)布平臺，是有效應對服務危機發(fā)生的關鍵。

　　其次，加快檔案數(shù)字化建設步伐，擴大檔案數(shù)字化建設范圍，對館藏檔案實施有計劃、有步驟掃描、錄入，建立各類專題數(shù)據(jù)庫，并于校園網(wǎng)絡實施對接，實現(xiàn)檔案信息服務網(wǎng)絡化。

　　再次，加大經(jīng)費投入，改善軟硬件設施條件，保障檔案數(shù)據(jù)安全，降低服務危機風險。

　　“數(shù)據(jù)是資產，備份最重要”，及時有效的備份是保證檔案數(shù)據(jù)安全的最佳策略。

　　目前，高校數(shù)字化檔案館建設正在如火如荼地開展，由檔案數(shù)字化建設形成的各類專題檔案數(shù)據(jù)要保存十年、數(shù)十年甚至永久保存，且數(shù)字資源量占有的空間越來越大，這些數(shù)據(jù)都是檔案館寶貴的資源，也是檔案館花大力氣長時間掃描、錄入、編研的檔案成果，一旦保存不慎造成數(shù)據(jù)丟失將是檔案館乃至學校的重大損失，使檔案館服務危機突發(fā)的幾率大大提高。

　　因此加大經(jīng)費投入，增加檔案信息儲存硬盤、光盤、磁帶、服務器等設備，保證檔案信息數(shù)據(jù)庫的多套備份，能有效降低數(shù)據(jù)保存過程中可能造成的損失，從而有效規(guī)避服務危機的發(fā)生。

　　5、提高檔案工作人員危機意識。

　　各高校應把服務危機管理納入日�；芾恚恳晃还ぷ魅藛T要具備服務危機敏感意識。

　　檔案工作人員是提供服務的主體，其業(yè)務素質、服務態(tài)度、服務方式直接影響服務質量優(yōu)劣。

　　首先，檔案工作負責人檔案館建設的領軍人物，應該敏銳地意識到哪些信息將是服務危機產生的征兆信息，及時做好危機預防工作;當檔案工作發(fā)生服務危機時，負責人應果斷采取措施，盡可能將危機解決在萌芽、個例狀態(tài)，防止積累、擴大，減少負面影響。

　　其次，檔案機構內部要強化服務危機管理意識，做好工作人員危機教育，提高工作人員面對危機的心理承受能力、應變能力和溝通合作能力。

　　再次，每位檔案工作人員要具備良好的憂患意識，對有可能發(fā)生的各種危機做好物質和精神上的準備，積極防御，樹立科學的危機觀。

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